Wersje

Wersja Data zmiany Autor Opis Akcje
2018-12-11 11:55:48  grzegorz_kolasinski grzegorz_kolasinski

Utworzono artykuł 179849 o nazwie 'Regulamin organizacyjny'

Podgląd
Zamknij
PolePrzedPo
idpuste179849
user_idpuste2500955
resource_idpuste2175
namepusteRegulamin organizacyjny
category_idpuste118
language_idpuste1
shortpusteRegulamin
fullpuste

Regulamin organizacyjny

Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim

 

Rozdział 1

Przepisy wstępne

 

§ 1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim należą sprawy określone w:

  1. ustawie z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej Ustawą (tekst jednolity: Dz. U. 2018 poz. 217 z póź. zm.),
  2. rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 listopada 2005 r. w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim (Dz. U. 2005 nr 239 poz. 2016);
  3. statucie nadanym decyzją nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 7 maja 2013 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Gorzowie Wielkopolskim, zwanym dalej Statutem;
  4. innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.

 

§ 2. Ilekroć w Regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, jest mowa o:

1.      Archiwum – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Gorzowie Wielkopolskim;

2.      Dyrektorze Archiwum – należy przez to rozumieć Dyrektora Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim;

3.      komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 8 niniejszego Regulaminu;

4.      Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

5.      Statucie – należy przez to rozumieć Statut Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim.

 

§ 3. Regulamin określa:

  1. strukturę organizacyjną Archiwum;
  2. ogólne zasady pracy Archiwum;
  3. zakresy działania, tryb pracy i kompetencje: dyrektora, głównego księgowego i pracowników Archiwum.

 

Rozdział 2

Przepisy ogólne

 

§ 4. Dyrektor Archiwum kieruje działalnością Archiwum, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym, kierownicy komórek organizacyjnych.

§ 5. Szczegółowy zakres działania i kompetencje Dyrektora Archiwum określa §13 i §14 Statutu Archiwum.

§ 6. Do zadań Dyrektora Archiwum należy w szczególności:

1.      reprezentowanie Archiwum wobec władz oraz urzędów administracji rządowej i samorządowej, sądów, instytucji, osób prawnych i osób fizycznych, bądź innych jednostek organizacyjnych;

  1. organizowanie i koordynowanie prac Archiwum, w tym zatwierdzenie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum;
  2. inicjowanie zmian organizacyjnych i wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych Archiwum;
  3. wydawanie zarządzeń wewnętrznych, regulaminów i instrukcji;
  4. wykonywanie zadań przewidzianych w ustawie o służbie cywilnej dla dyrektora generalnego urzędu;
  5. kierowanie sprawami związanymi z obsadą personalną, zatrudnianie i zwalnianie pracowników;
  6. czuwanie nad podnoszeniem kwalifikacji naukowych i zawodowych pracowników;
  7. nadzorowanie działalności komórki organizacyjnej i samodzielnych stanowisk pracy;
  8. przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów rzeczowych i finansowych oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji;
  9. składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych;
  10. dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących Archiwum;

12.  decydowanie w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend podmiotom krajowym, zagranicznym lub międzynarodowym;

  1. organizowanie mikrofilmowania lub reprografowania na innym nośniku materiałów archiwalnych w celu zabezpieczenia zasobu;
  2. ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, zgodnie z właściwością terytorialną Archiwum;
  3. wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
  4. nadzorowanie wykonywania kontroli archiwów zakładowych przez Archiwum;
  5. wydawanie decyzji w toku postępowania administracyjnego;
  6. współdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie Archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa;
  7. zapewnienie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, zasad bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych;
  8. udzielanie pełnomocnictw;
  9. wykonywanie innych zadań i poleceń służbowych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych;
  10. informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych;
  11. wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum.

 

§ 7. Pracownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed Dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.

 

§ 8. W skład Archiwum wchodzą wymienione poniżej komórki organizacyjne i stanowiska pracy:

1.      Oddział Gromadzenia, Ewidencji, Opracowania, Zabezpieczania, Informacji, Udostępniania i Edukacji (dalej: Oddział). Oddział obsługuje magazyny archiwalne, czytelnię akt i bibliotekę.W skład Oddziału wchodzą:

1)      sekcja opracowania zasobu, w jej skład wchodzą:

– stanowiska ds. opracowania zasobu,

2)      sekcja zabezpieczania zasobu, w jej skład wchodzą:

– stanowisko do spraw profilaktyki i konserwacji,

– stanowisko do spraw digitalizacji i technik komputerowych;

3)      sekcja udostępniania i informacji:

– stanowisko do spraw udostępniania, informacji oraz obsługi czytelni akt i biblioteki,

– stanowisko ds. kwerend,

– stanowisko ds. obsługi magazynu i reprografii,

2.              Stanowisko do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,

3.              Stanowisko do spraw finansowo-księgowych – Główny Księgowy,

4.              Stanowisko do spraw administracyjno-gospodarczych,

5.              Stanowisko do spraw obsługi sekretariatu.

 

§ 9. W razie uzasadnionej potrzeby Dyrektor Archiwum może powołać w ramach Oddziału sekcje, pracownie lub stanowiska pracy.

 

§ 10. Terytorialny zasięg działania Archiwumobejmuje:

  1. na terenie województwa lubuskiego: miasto na prawach powiatu Gorzów Wielkopolski, powiaty: gorzowski, międzyrzecki i strzelecko-drezdenecki, w powiecie słubickim gminy: Górzyca, Ośno Lubuskie, Rzepin i Słubice, w powiecie sulęcińskim gminy: Lubniewice, Krzeszyce, Słońsk i Sulęcin;
  2. na terenie województwa wielkopolskiego: w powiecie międzychodzkim gminę Międzychód,w powiecie nowotomyskim gminę Miedzichowo.

 

§ 11. Dyrektor Archiwum kieruje pracą:

  1. Kierownika Oddziału,
  2. Stanowiska do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,
  3. Stanowiska do spraw finansowo-księgowych,
  4. Stanowiska do spraw administracyjno-gospodarczych,
  5. Stanowiskado spraw obsługi sekretariatu.

 

§ 12. Pracą Oddziału kieruje bezpośrednio jego kierownik.

 

§ 13. Zakresy czynności pracowników ustala Dyrektor Archiwum.

 

§ 14. Odrębnymi zarządzeniami Dyrektor Archiwum powierza wskazanym pracownikom Archiwum funkcje przewidziane przepisami prawa lub wynikające z bieżących potrzeb Archiwum.

 

§ 15. Komórki organizacyjne Archiwum realizują zadania wynikające z ustaw, aktów wykonawczych do ustaw, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:

  1. kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową, wydawniczą i edukacyjną;
  2. prowadzą sprawy w zakresie gromadzenia, przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, zlikwidowanych przedsiębiorców i pracodawców – polegające na przechowywaniu, kopiowaniu, konserwacji i udostępnianiu tej dokumentacji;
  3. zbierają i udzielają informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum;
  4. rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy;
  5. przygotowują opinie, wnioski i informacje dla Dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji;
  6. wykonują decyzje wydane przez Dyrektora Archiwum,
  7. przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez Dyrektora Archiwum.

 

§ 16. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie Oddziału i samodzielnych stanowisk, Dyrektor Archiwum wyznacza jednostkę koordynującą.

 

§ 17. Oddział i samodzielne stanowiska mają obowiązek udzielania sobie niezbędnych do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.

 

§ 18. KierownikOddziałukieruje i odpowiada za całokształt jego działalności, a w szczególności:

  1. organizuje pracę Oddziału i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań;
  2. opracowuje projekty planów i sprawozdania z działalności;
  3. przedkłada Dyrektorowi Archiwum projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania Oddziału;
  4. inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanego Oddziału;
  5. sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością Oddziału, kontroluje prawidłowe wykonanie jego zadań, przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych;
  6. występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania, nagradzania i odznaczania pracowników oraz ich karania;
  7. informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,

8.      organizuje współpracę merytoryczną z samodzielnymi stanowiskami,

9.      prowadzi ewidencję zbiorczą zasobu Archiwum w postaci: księgi nabytków, księgi ubytków i księgi przesunięć międzyzespołowych, spisu zespołów, kartoteki zasobu (prowadzone w systemie ZOSIA) oraz inwentarzy skarbowych;

10.  prowadzi teczki zespołów;

11.  prowadzi ewidencję archiwaliów szczególnie cennych przechowywanych w wydzielonym magazynie (skarbcu) i odpowiada za ich stan fizyczny i kompletność;

  1. przygotowuje informacje o materiałach archiwalnych i współpracuje w tym zakresie z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych;
  2. współpracuje z jednostkami nadzorowanymi w zakresie przejmowania materiałów archiwalnych: sprawdzenie przygotowania ewidencji oraz stanu fizycznego i stanu uporządkowania akt przed ich przejęciem do zasobu;
  3. organizuje zebrania, konferencja i sesje naukowe;
  4. prowadzi działalność edukacyjną i popularyzatorską (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, przyjmowanie wycieczek dzieci i młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych);
  5. współpracuje z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami regionalnymi i in.;
  6. prowadzi działalność informacyjną we współpracy ze środkami masowego przekazu;
  7. inicjuje i współuczestniczy w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum,
  8. wdraża nowe metody i techniki gromadzenia i przetwarzania informacji;
  9. sprawuje nadzór nad sprzętem komputerowym i oprogramowaniem w Archiwum;
  10. organizuje szkolenie pracowników w zakresie obsługi komputerów i oprogramowania;
  11. odpowiada za zarządzanie bazami danych, wykonywanie, przechowywanie i nadzór nad kopiami bezpieczeństwa;
  12. odpowiada za zarządzanie siecią komputerową, zabezpieczanie systemów informatycznych przed dostępem osób nieuprawnionych;
  13. odpowiada za obsługę usług internetowych oraz współudział w technicznej obsłudze strony internetowej;
  14. sprawuje kontrolę nad używanym w Archiwum oprogramowaniem;
  15. nadzoruje administrowanie serwerem i pocztą elektroniczną Archiwum;
  16. koordynuje i uczestniczy przy tworzeniu procedur dotyczących digitalizacji;
  17. odpowiada za realizację polityki bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych w postaci elektronicznej;
  18. w porozumieniu ze stanowiskiem do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania ustala termin przejmowania akt z archiwów zakładowych oraz odpowiada za ich terminowe i zgodne z przepisami przejęcie i włączenie do ewidencji zasobu Archiwum,
  19. współdziała z właściwymi stanowiskiem organizacyjnymi w zakresie przejmowania do zasobu archiwum dokumentów elektronicznych i ewidencji w postaci elektronicznej;
  20. realizuje inne zadania określone w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

§ 19. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych Dyrektorowi Archiwum do podpisu, są konsultowane przy użyciu narzędzi informatycznych.

 

§ 20. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: Dyrektor Archiwum i Główny Księgowy lub ustanowieni przez Dyrektora Archiwum pełnomocnicy.

 

§ 21. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:

  1. wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz Dyrektora Archiwum;
  2. przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania;

3.      wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonywania zadań Archiwum;

  1. podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków;

5.      przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad BHP i przepisów o ochronie przeciwpożarowej;

  1. przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych istotnych dla załatwienia sprawy;
  2. przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych;
  3. dbałości o mienie Archiwum, zachowanie porządku i estetyki w miejscu pracy.
 
 
 
 

Rozdział 3

Przepisy szczegółowe

 

§ 22. Do zakresu działania Oddziału należy:

 

  1. Stanowiska do spraw opracowania zasobu:

1)      przejmowanie materiałów archiwalnych do zasobu Archiwum i ich wstępna inwentaryzacja;

2)      prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi;

3)      opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych wyższego rzędu;

4)      zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych;

5)      prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych;

6)      przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi;

7)      uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych;

8)      współuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych;

9)      opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;

10)  współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczenia zasobu w magazynach archiwalnych;

11)  przedkładanie komisji metodycznej Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych;

12)  wykonywanie kwerend i przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji z przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych;

13)  bezpośrednia współpraca z pracownikiem zatrudnionym na stanowisku do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania zakresie realizowanych przez niego zadań, w szczególności: opiniowania wniosków w sprawie wydania zgody na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

14)  realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

  1. Stanowisko do spraw profilaktyki i konserwacji:

1)      organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych i współpraca w tym zakresie z właściwą komórką organizacyjną Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych;

2)      badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych;

3)      opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;

4)      nadzorowanie zabezpieczania materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych;

5)      dostarczanie i odnoszenie akt z magazynów do czytelni akt;

6)      zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt;

7)      współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych;

8)      realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

  1. Stanowisko do spraw digitalizacji i technik komputerowych:

1)      digitalizacja zabezpieczająca zasobu oraz realizacja zamówień użytkowników w tym zakresie;

2)      prowadzenie rejestrów: 1) Rejestr wykonanych kopii i skanów, zgodnie zobowiązującymi przepisami; 2) (Ewidencję (rejestr) mikrofilmów, 3) Rejestr zamówień reprograficznych.

3)      projektowanie i aktualizowanie strony internetowej Archiwum,

4)      prowadzenie strony Archiwum w Biuletynie Informacji Publicznej,

5)      instalowanie i aktualizowanie oprogramowania komputerowego oraz przechowywanie dokumentacji w tym zakresie,

6)      zabezpieczanie danych zgromadzonych w systemach i sieciach komputerowych,

7)      opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do digitalizacji, mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;

8)      współuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych;

9)      realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

  1. Stanowisko do spraw udostępniania, informacji oraz obsługi czytelni i biblioteki należy:

1)      udostępnianie akt w czytelni akt, zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2)      prowadzenie dokumentacji elektronicznej i papierowej, w tym rejestrów, związanych z udostępnianiem akt oraz zamówieniami ich kopii, w tym:

a) Księga wizyt czytelni archiwum państwowego (wydruk z bazy SUMA, aktualizowany i drukowany codziennie po zamknięciu pracowni);

b) Księga ewidencyjna archiwaliów sprowadzonych do pracowni naukowej archiwum państwowego (wydruk z bazy SUMA, aktualizowany i drukowany codziennie po zamknięciu pracowni);

c) Rejestr odwiedzin pracowni naukowej: zeszyt, w którym odnotowywane są następujące dane: liczba porządkowa, data, imię i nazwisko odwiedzającego, wykaz wykorzystanej dokumentacji. Rejestr powinien zawierać podsumowania danych dotyczących liczby odwiedzin sporządzany na zakończenie każdego miesiąca i kwartału);

d) Księga ewidencyjna archiwaliów sprowadzonych do archiwum państwowego lub wypożyczonych instytucjom na terenie kraju;

e) prowadzenie Rejestru materiałów przeznaczonych do konserwacji;

3)      udzielanie użytkownikom podstawowych informacji w zakresie działalności archiwum, realizowanych przez nie zadań oraz posiadanych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

4)      wypożyczanie na zewnątrz Archiwum oraz sprowadzanie z innych archiwów kopii materiałów archiwalnych;

5)      dostarczanie akt do czytelni oraz ich odnoszenie do magazynów Archiwum;

6)      realizacja kwerend, a w ramach tego przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji z przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych;

7)      realizacja zamówień czytelników na kopie;

8)      opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do digitalizacji, mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;

9)      inwentaryzowanie i udostępnianie zbiorów bibliotecznych;

10)  realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

  1. Stanowisko do spraw kwerend:

1)      realizacja kwerend, a w ramach tego przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji z przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych;

2)      prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi;

3)      opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu;

4)      przejmowanie materiałów archiwalnych do zasobu Archiwum i ich wstępna inwentaryzacja;

5)      opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;

6)      współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczenia zasobu w magazynach archiwalnych;

7)      zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych;

8)      realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

  1. Stanowisko do spraw obsługi magazynu i reprografii:

1)      techniczny nadzór nad zabezpieczeniem i kompletnością zasobu,

2)      współdziałanie z innymi stanowiskami w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczenia zasobu w magazynach archiwalnych,

3)      dostarczanie akt do czytelni oraz ich odnoszenie do magazynów Archiwum,

4)      realizacja zamówień na kserokopie,

5)      opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do digitalizacji, mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,

6)      udostępnianie zbiorów bibliotecznych,

7)      inwentaryzacja wstępna akt przejmowanych do zasobu Archiwum,

8)      Prowadzenie: 1) Rejestr udostępniania i wypożyczania akt z archiwum zakładowego, 2) Rejestru temperatur i wilgotności powietrza w magazynach, 3) Rejestr ruchu magazynowego akt.

9)      współuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,

10)  realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

§ 23. Stanowisko do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:

1.      przygotowywanie aktów ustalenia państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych jako jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne;

2.      prowadzenie i przechowywanie: 1) Rejestru wydanych zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej; 2) Wykazu państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych zobowiązanych do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego; 3) Ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych nie tworzących materiałów archiwalnych; 4) Rejestru umów dotyczących przechowalnictwa,

3.      dokumentowanie prowadzonych czynności w systemie NiKA;

4.      gromadzenie i przechowywanie spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego, gromadzonych w jednostkach organizacyjnych będących wytwórcami materiałów archiwalnych;

5.      prowadzenie dokumentacji jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne;

6.      inicjowanie opracowania, opiniowanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych przesyłanych uzgodnienia albo mających być wprowadzonymi w porozumieniu z Archiwum,

7.      przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych, według zatwierdzonego przez Dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania;

8.      nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, wykonywanie ekspertyz archiwalnych i opiniowanie wniosków dotyczących zgód na brakowanie;

9.      nadzór nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz współdziałanie z Kierownikiem Oddziału w zakresie terminu i poprawności ich przejęcia do zasobu Archiwum;

10.  przygotowywanie projektów umów o użyczeniu (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia;

11.  szkolenie personelu archiwów zakładowych;

12.  instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego;

13.  prowadzenie spraw w zakresie pozyskiwania, przechowywania i udostępniania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania;

  1. realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków;

15.  przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych.

 
 

§ 24. Stanowisko do spraw administracyjno-gospodarczych:

Do Stanowiska do spraw administracyjno-gospodarczych należy załatwianie spraw administracyjno-gospodarczych, z zakresu inwestycji, remontów, zaopatrzenia, obsługi transportowej a w szczególności:

1. W zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:

1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z: administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowania budynku i pomieszczeń; zabezpieczeniem przed pożarem, włamaniem, zagrożeniami; ochroną i dozorem obiektów, zasobów archiwalnych;

2) utrzymywanie porządku, czystości pomieszczeń i użytkowanych budynków;

3) utrzymanie w sprawności instalacji wodno-kanalizacyjnej, gazowej, elektrycznej, centralnego ogrzewania, telefonicznej, ppoż., antywłamaniowej, teleinformatycznej, odgromowej, dozorowej;

4) organizowanie i dokonywanie przeglądów technicznych budynków, instalacji zgodnie z prawem budowlanym, prowadzenie i nadzorowanie prowadzenia książek budynków;

5) rejestrowanie spraw związanych z działalnością działu w spisach spraw;

6) prowadzenia rejestru umów usług i dostaw, robót budowlanych;

7) administrowanie i prowadzenie spraw lokalowych;

8) sprawdzanie dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, w tym zgodności z prawem zamówień publicznych;

9) udział w pracach komisji inwentaryzacji środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wyposażenia nisko cennego (wspólnie z Głównym Księgowym);

10) sporządzanie planów, sprawozdań dotyczących prowadzonej działalności oraz udział w tworzeniu planów i sprawozdań Archiwum,

11) prowadzenie spraw socjalnych, do których należy w szczególności:

a) obsługa uroczystości,

b) inicjowanie zmian, opracowywanie projektów regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;

12) udział w przygotowaniu przetargów w zakresie usług i dostaw;

13) prowadzenie ewidencji wzorów odcisków pieczęci;

14) dokonywanie zakupów towarów i usług, robót budowlanych na rzecz Archiwum zgodnie z obowiązującymi procedurami;

15) prowadzenie ewidencji wydatków;

16) prowadzenie podręcznego magazynu materiałów biurowych, czystościowych oraz wyposażenia osobistego i odzieży ochronnej;

2. W zakresie zaopatrzenia i obsługi transportowej:

1) wyposażenie budynków i pomieszczeń w określone przepisami ilości i rodzaje sprzętu i urządzeń;

2) dokonywanie zakupów materiałów i przedmiotów, materiałów biurowych itp. dla potrzeb komórek organizacyjnych;

3) organizowanie przewożenia zakupionego sprzętu, wyposażenia oraz transportu materiałów archiwalnych;

4) obsługa telekomunikacyjna;

3. W zakresie spraw remontowo-budowlanych:

1) współdziałanie z osobami odpowiedzialnymi za sprawy dotyczące informacji niejawnych, obronnych, bhp, ppoż. w zakresie ich przestrzegania i realizacji;

2) przygotowywanie projektów, kosztorysów, umów planowanych robót budowlanych, remontów i odbiór prac;

3) udział w przygotowaniu przetargów dotyczących robót budowlanych;

4) udział w pracach komisji zajmujących się problematyką budowlaną;

5) organizowanie nadzoru inwestorskiego, autorskiego nad realizowanymi remontami i inwestycjami;

6) ocena przygotowywanej dokumentacji technicznej, jej uzgadnianie, opiniowanie, uzyskiwanie zgód i pozwoleń;

7) koordynacja, organizacja oraz czuwanie nad prawidłowym przebiegiem robót przy remontach i inwestycjach oraz ich rozliczanie;

8) przygotowywanie planów remontów, inwestycji;

4. W zakresie spraw kadrowych:

1)      realizowanie zadań w zakresie kadr i rozwoju zawodowego;

2)      dokonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy
z pracownikami oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy;

3)      prowadzenie spraw związanych z wykorzystywaniem urlopów oraz ewidencją czasu pracy i obecności pracowników;

4)      przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do uzyskania świadczeń emerytalnych
i rentowych;

5)      realizacja zadań związanych z uzyskaniem mianowania przez pracowników służby cywilnej – weryfikacja składanych zgłoszeń, potwierdzanie danych;

6)      sporządzanie sprawozdań z zakresu statystyki i służby cywilnej oraz sprawozdań
w zakresie zatrudniania, szkoleń, czasu pracy, kadr, struktury zatrudnienia;

7)      ustalenie prawa do nagród jubileuszowych, odpraw, dodatków stażowych, prowadzenie dokumentacji związanej z wynagradzaniem i awansowaniem pracowników;

8)      prowadzenie kontroli dyscypliny pracy, posiadania aktualnych badań lekarskich przez pracowników, szkoleń bhp;

9)      prowadzenie akt osobowych pracowników, wystawianie świadectw pracy, zaświadczeń oraz duplikatów świadectw pracy;

10)  prowadzenie spraw związanych z odpowiedzialnością służbową i dyscyplinarną pracowników;

11)  prowadzenie spraw związanych z ocenami okresowymi członków korpusu służby cywilnej, w tym analiza wniosków dotyczących indywidualnych programów rozwoju zawodowego;

12)  organizowanie i prowadzenie naboru kandydatów do pracy w Archiwum w tym korpusu służby cywilnej;

13)  planowanie, organizowanie i nadzorowanie szkoleń powszechnych, specjalistycznych i szkoleń w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego członków korpusu służby cywilnej oraz dokształcania pracowników;

14)  organizowanie i prowadzenie spraw związanych z odbywaniem służby przygotowawczej;

15)  opracowywanie procedur w zakresie spraw związanych z programem zarządzania zasobami ludzkimi;

16)  prowadzenie spraw związanych z medycyną pracy;

17)  prowadzenie ewidencji osób posiadających upoważnienie do przetwarzania danych osobowych;

5. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:

1)      prowadzenie kontroli warunków pracy w Archiwum oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

2)      sporządzanie przedstawianie dyrektorowi rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,

3)      prowadzenie rejestrów, przechowywanie dokumentacji wypadkowej,

4)      ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,

5)      udzielanie instruktaży, szkolenia wstępnego dla nowozatrudnionych pracowników, stażystów, praktykantów, wolontariuszy oraz organizacja szkoleń,

6)      opracowywanie ocen ryzyka zawodowego, projektów normatywów wewnętrznych z zakresie bhp.

 

6. współdziałanie z Głównym Księgowym w sprawie ustalania indywidualnych wynagrodzeń i nagród pracowników Archiwum oraz w zakresie gospodarowania etatami
i środkami na wynagrodzenia, w tym występowanie do Dyrektora Archiwum z wnioskami o premie miesięczne dla pracowników obsługi zatrudnionych w zakresie zarządzania budynkiem;

7. wydawanie legitymacji pracowniczych,

8. załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń, organizowanie uroczystości związanych z ich wręczaniem,

9. prowadzenie spraw związanych ze służbą cywilną i jej zadaniami,

10 rejestrowanie spraw związanych z działalnością działu w spisach spraw.

 

oraz:

1)      organizacja uroczystości,

2)      współdziałanie z Dyrektorem Archiwum w zakresie powierzonych zadań,

3)      realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków,

4)      prowadzenie rejestrów: 1) Rejestr upoważnień, pełnomocnictw; 2) Rejestr zawieranych umów; 3) Rejestr osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych; 4) Rejestr pieczęci i pieczątek; 5) Rejestr kontroli zewnętrznych.

 

§ 25. Stanowisko do spraw finansowo-księgowych:

  1. prowadzenie gospodarki finansowej i materiałowej wg zasad określonych w ustawie
    o finansach publicznych, ustawie o rachunkowości i wydanych na ich podstawach rozporządzeń wykonawczych;
  2. opracowywanie projektu budżetu Archiwum w roku poprzedzającym rok budżetowy oraz sprawozdawczości budżetowej, opracowywanie planu funduszu świadczeń socjalnych oraz informacji o jego wykorzystaniu;
  3. sporządzanie rocznego sprawozdania Archiwum dotyczącego funduszy pozabudżetowych oraz ewidencji księgowej środków pozabudżetowych;
  4. przygotowywanie okresowych sprawozdań budżetowych oraz sprawozdawczości dla GUS, ZUS;
  5. współdziałanie w sprawie ustalania nagród jubileuszowych i odpraw pracowników;
  6. prowadzenie i ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych, sporządzanie list wypłat, oraz sporządzanie sprawozdań, informacji, deklaracji wynikających z odrębnych przepisów;
  7. dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności wynikających z odrębnych przepisów i zawartych umów;
  8. naliczanie i dokonywanie wypłat wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, zlecenia i o dzieło;
  9. naliczanie i dokonywanie wypłat świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego;
  10. naliczanie pochodnych od wypłaconych wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę, zlecenia oraz dokonywania rozliczeń ich z ZUS, funduszem pracy, PFRON w oparciu o sporządzane deklaracje;
  11. dokonywanie rozliczeń z urzędami skarbowymi naliczonych i pobranych zaliczek podatku dochodowego;
  12. ochrona wartości pieniężnych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  13. ewidencjonowanie dokumentów finansowych, kontrola formalno-rachunkowa dokumentów finansowych, prowadzenia rozliczeń z dostawcami i odbiorcami;
  14. prowadzenie ewidencji księgowej dochodów budżetowych, dochodów własnych i wydatków budżetowych oraz ich zaangażowania;
  15. prowadzenie operacji bankowych;
  16. wystawianie rachunków i pobieranie należności za usługi archiwalne świadczone dla użytkowników wg cennika usług archiwalnych;
  17. udział w pracach komisji inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych,
  18. prowadzenie rejestru umów-zleceń, o dzieło, honorariów;
  19. monitorowanie wydatków Archiwum;
  20. opracowywanie sprawozdań finansowych z remontów, inwestycji;
  21. przygotowywanie projektów wystąpień w sprawie zmian w budżecie, obsługa budżetu w systemie TREZOR;
  22. współpraca z organami administracji w zakresie przepływu środków finansowych;
  23. współpraca z Narodowym Bankiem Polskim i innymi bankami w zakresie obsługi rachunków bankowych;
  24. prowadzenie ewidencji analitycznej i syntetycznej;
  25. prowadzenie bieżącej analizy stanu środków na rachunkach;
  26. przekazywanie zrealizowanych dochodów budżetowych na rachunek budżetu państwa,
  27. dokonywanie wstępnej kontroli pod względem kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych i gospodarczych;
  28. dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
  29. nadzór nad obrotem walorami pieniężnymi i ich ochrona;
  30. rozliczanie krajowych i zagranicznych kosztów podróży służbowych pracowników;
  31. rozliczanie inwentaryzacji;
  32. sporządzanie sprawozdań budżetowych i statystycznych z zakresu wykorzystania środków na wynagrodzenia;
  33. współdziałanie w sprawie ustalania indywidualnych wynagrodzeń i nagród pracowników, w zakresie realizacji zasad polityki płacowej i zasad wynagradzania Archiwum oraz w zakresie gospodarowania środkami na wynagrodzenia;
  34. prowadzenie, dystrybucja rozliczanie druków ścisłego zarachowania;
  35. rejestracja spraw związanych z działalnością działu w spisach spraw;
  36. obsługa środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
  37. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych pracowników i członków ich rodzin, zgłaszanie zmian danych osób ubezpieczonych oraz wyrejestrowywanie z ubezpieczeń społecznych pracowników i ich rodzin;
  38. wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów prawnych dotyczących praw i obowiązków głównych księgowych oraz zadań zleconych przez Dyrektora Archiwum.

 

§ 26. Stanowisko do spraw obsługi sekretariatu:

1.      obsługa kancelaryjna Archiwum, a w szczególności przyjmowanie korespondencji, przedstawianie jej Dyrektorowi Archiwum lub upoważnionej przez niego osobie do dekretacji, przekazywanie korespondencji poszczególnym komórkom organizacyjnym i samodzielnym stanowiskom pracy do załatwienia, jej późniejsze przygotowanie do ekspedycji i wysyłka;

2.      prowadzenie rejestrów: 1) Rejestr przesyłek wpływających; 2) Rejestr przesyłek wychodzących, 3) Rejestr zarządzeń Dyrektora Archiwum; 4) Rejestr delegacji służbowych; 5) Rejestr skarg i wniosków; 6) Rejestr wniosków o dostęp do informacji publicznej; 7) Rejestr wydawanych biletów na przejazdy komunikacja miejską; 8) Rejestr kontroli wewnętrznych; 9) rejestr faktur; 10) ewidencja wyjść służbowych, 11) ewidencja wyjść prywatnych; 12) Ewidencja wydawanych kart i kluczy dostępu,

3.      obsługa centrali telefonicznej,

4.      obsługa uroczystości i gości,

5.      załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,

6.      rejestrowanie, prowadzenie i przechowywanie akt spraw wytwarzanych i załatwianych bezpośrednio przez Dyrektora Archiwum,

  1. bezpośrednia współpraca z Głównym Księgowym wzakresie realizowanych przez niego zadań, wspieranie i pomoc w realizacji jego zadań,
  2. prowadzenie kancelarii dokumentów niejawnych,
  3. realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

§ 27. Ochrona informacji niejawnych, sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

Realizację zadań z zakresu obrony cywilnej, spraw obronnych i zarządzania kryzysowego regulują odrębne przepisy. Za prowadzenie spraw z zakresu obrony cywilnej, spraw obronnych i zarządzania kryzysowego odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych (dalej: Pełnomocnik). Do zadań Pełnomocnika należy w szczególności:

 

1. W zakresie spraw obronnych, obrony cywilnej, reagowania w sytuacjach kryzysowych:

1)      wykonywanie, organizacja i koordynacja prac związanych z obronnością zgodnie z poleceniami władz zwierzchnich oraz wynikających z działalności i potrzeb Archiwum,

2)      opracowywanie, uzgadnianie i aktualizacja planów dokumentacji obronnej, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego

3)      magazynowanie, konserwacja i prowadzenie ewidencji sprzętu obrony cywilnej, będącego w posiadaniu Archiwum,

4)      planowanie, organizacja zespołów z zakresu obronności, obrony cywilnej w tym obsad stałego dyżuru, pierwszej pomocy (szczególnie w zakresie zachowań i działania na wypadek klęsk żywiołowych i katastrof w czasie pokoju oraz wyższych stanów gotowości obronnej państwa i wojny), zagrożeń np. napad, włamanie,

5)      współdziałanie z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa, NDAP,

6)      załatwianie spraw związanych z wydawaniem zgody na brakowanie dokumentacji niejawnej w porozumieniu z kierownikiem właściwego oddziału,

7)      przygotowywanie i wykonywanie działań związanych z reagowaniem w sytuacjach zagrożeń;

 

2. W zakresie ochrony informacji niejawnych:

1)      zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa,

2)      zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w tym szacowanie ryzyka,

3)      kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa, kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,

4)      przekazywanie odpowiednio ABW do ewidencji danych osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa,

5)      opracowanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego i dozorowanie jego realizacji,

6)      prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych,

7)      prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających i kontrolnych postępowań sprawdzających,

8)      prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto (wg danych zawartych w ustawie),

9)      prowadzenie rejestru osób posiadających dostęp do informacji niejawnych.

 

3. Bieżące informowanie Dyrektora Archiwum o stwierdzonych zagrożeniach wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń oraz przygotowywanie planów i sprawozdań w zakresie właściwości stanowiska.

 

4. Bieżące śledzenie zmian w przepisach z zakresu zadań Pełnomocnika oraz przedstawianie dyrektorowi propozycji w zakresie wprowadzania tych zmian do praktyki pracy w Archiwum.

 

5. Rejestracja spraw związanych z działalnością stanowiska w spisach spraw.

 

6. Przygotowywanie projektów planów i sprawozdań z ww. zakresu.

 

§ 28. Archiwum zakładowe.

Za prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z instrukcją archiwalną odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony przez kierownika Oddziału.

 

Rozdział 4.

Kontrola zarządcza – zasady ogólne

 

§ 29. 1. Kontrolę zarządczą w Archiwum stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy oraz obejmuje ona formułowanie celów i zadań Archiwum a następnie monitorowanie i sprawdzanie ich realizacji.

2. Organizacja funkcjonowania kontroli zarządczej w Archiwum unormowana jest w odrębnych przepisach.

 

Rozdział 5.

Ogólne zasady obiegu dokumentacji

 

§ 30. 1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona zarządzeniem nr 18 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 21 grudnia 2012 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych.

2. Zasady ochrony informacji niejawnych określają odrębne przepisy a za ich prowadzenie odpowiedzialny jest Pełnomocnik.

§ 31. W Archiwum prowadzone są następujące rejestry:

1)      Oddział:

1)      kierownik Oddziału: Rejestr osób korzystających ze skarbca (zeszyt w skarbcu, zawierający dane: liczba porządkowa, data, imię i nazwisko, nazwa materiałów archiwalnych, z których skorzystano, cel, podpis);

2)      stanowisko do spraw udostępniania, informacji oraz obsługi czytelni i biblioteki prowadzi:

a)Księgę wizyt pracowni naukowej archiwum państwowego (wydruk z bazy SUMA, aktualizowany i drukowany codziennie po zamknięciu pracowni);

b)                      Księgę ewidencyjna archiwaliów sprowadzonych do pracowni naukowej archiwum państwowego (wydruk z bazy SUMA, aktualizowany i drukowany codziennie po zamknięciu pracowni);

c)Rejestr odwiedzin pracowni naukowej: zeszyt, w którym odnotowywane są następujące dane: liczba porządkowa, data, imię i nazwisko odwiedzającego, wykaz wykorzystanej dokumentacji, podpis odwiedzającego. Rejestr powinien zawierać podsumowania danych dotyczących liczby odwiedzin sporządzany na zakończenie każdego miesiąca i kwartału),

d)                     Księgę ewidencyjną archiwaliów sprowadzonych do archiwum państwowego lub wypożyczonych instytucjom na terenie kraju;

e)Rejestr materiałów przeznaczonych do konserwacji lub reprografii

 

3) stanowisko ds. obsługi magazynu i reprografii prowadzi:

a)      Rejestr udostępniania i wypożyczania akt z archiwum zakładowego;

b)      Rejestr temperatur i wilgotności powietrza w magazynach;

c)      Rejestr materiałów przeznaczonych do konserwacji lub reprografii

 

4) stanowisko do spraw digitalizacji i technik komputerowych prowadzi:

a)      Rejestr akt zdigitalizowanych;

b)      Rejestr mikrofilmów.

 

5)                 Stanowisko ds. narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania: 1) Rejestr wydanych zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej; 2) Wykaz państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych zobowiązanych do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego; 3) Ewidencja państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych nie tworzących materiałów archiwalnych; 4) Rejestr umów dotyczących przechowalnictwa;

6)                 Stanowisko ds. finansowo-księgowych: 1) Rejestr zawieranych umów; 2) Rejestr osób zobowiązanych do składania oświadczeń majątkowych;

7)                 Stanowisko ds. administracyjno-gospodarczych: 1) Rejestr upoważnień, pełnomocnictw; 2) Rejestr zawieranych umów; 3) Rejestr osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych; 4) Rejestr pieczęci i pieczątek; 5) Rejestr kontroli zewnętrznych;

8)                 Stanowisko ds. obsługi sekretariatu: 1) Rejestr przesyłek wpływających; 2) Rejestr przesyłek wychodzących, 3) Rejestr Zarządzeń Dyrektora Archiwum; 4) Rejestr delegacji służbowych; 5) Rejestr skarg i wniosków; 6) Rejestr wniosków o dostęp do informacji publicznej; 7) Rejestr wydawanych biletów na przejazdy komunikacja miejską; 8) Rejestr kontroli wewnętrznych; 9) rejestr faktur; 10) ewidencja wyjść służbowych, 11) ewidencja wyjść prywatnych; 12) Ewidencja wydawanych kart i kluczy dostępu;

9)                 Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych: Rejestr osób dopuszczonych do dostępu do informacji niejawnych;

10)             Rejestr interwencji technicznych na stanowisku komputerowym – wszystkie stanowiska pracy.

 

Rozdział 6.

 Ogólne zasady planowania i sprawozdawczości

 

§ 32. 1. Przy planowaniu prac i opracowywaniu sprawozdań z działalności należy opierać się na obowiązujących przepisach, zarządzeniach i wytycznych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz unormowaniach zawartych w zarządzeniach, pismach Dyrektora Archiwum.

2. Działalność Archiwum opiera się na planach pracy poszczególnych Oddziału i samodzielnych stanowisk pracy, planach inwestycyjnych i remontowych, których ogólne podsumowanie znajduje swoje odzwierciedlenie w części sprawozdania Archiwum.

3. Planując działalność komórki organizacyjne winny wziąć pod uwagę zadania i cele wynikające z:

1) prowadzenia działań wynikających z ustawy, statutu i innych przepisów prawa,

            2) kontynuacje zadań z lat wcześniejszych,

3) strategii archiwów, priorytetów w działalności Archiwum określanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

4) istotnych potrzeb użytkowników i Archiwum.

4. Planowanie działań i ich aktualizacja winno odbywać się z uwzględnieniem procesu tworzenia budżetu Archiwum (w tym zawierać określenie celów, mierników i kosztów).

5. Kierownik Oddziału i pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy zobowiązani są do bieżącej kontroli realizacji zadań zawartych w planach a w przypadku zagrożeń, co do ich realizacji do informowania Dyrektora Archiwum.

6. Szczegółowe zasady opracowania planów i sprawozdań określają odrębne przepisy.

 

Rozdział 7.

Organy kolegialne

 

§ 33. W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

1) Kolegium Dyrektora Archiwum,

2) Zespół do spraw zakupu archiwaliów,

3) Komisja Metodyczna.

 

§ 34. Dyrektor Archiwum może powoływać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw.

 

§ 35. W Archiwumdziała Komisja Socjalna, której zasady funkcjonowania określają odrębne przepisy.

 

§ 36. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji działająca w Archiwum Państwowym w Szczecinie pełni funkcję organu opiniodawczo-doradczego Dyrektora Archiwumw zakresie spraw dotyczących oceny wartości archiwalnej dokumentacji. Do Komisji tej Dyrektor Archiwumwyznacza swoich przedstawicieli w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Państwowego w Szczecinie.

 

§ 37. Składy osobowe organów kolegialnych wymienionych w § 33 oraz regulaminy działania ustalane są przez Dyrektora Archiwum na podstawie odrębnych przepisów.

 

 

 

 

Rozdział 8.

Przepisy końcowe

 

§ 38. Zmiany w niniejszym regulaminie mogą być dokonane w trybie jego nadania.

 

§ 39. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie od 1 grudna 2018 r.

 

 

publishfrompuste2018-12-11 00:00:00
_activepuste1
slugpusteregulamin-organizacyjny
2018-12-11 11:59:48  grzegorz_kolasinski grzegorz_kolasinski
Podgląd
Zamknij
PolePrzedPo
2018-12-17 10:34:47  grzegorz_kolasinski grzegorz_kolasinski
Podgląd
Zamknij
PolePrzedPo
2018-12-17 10:36:40  grzegorz_kolasinski grzegorz_kolasinski
Podgląd
Zamknij
PolePrzedPo
2021-04-02 12:48:22  Izabela Czapska

Pole _active zmieniło wartość z 'true' na 'false'

Podgląd
Zamknij
PolePrzedPo
_active1puste
2023-01-05 12:46:34  Izabela Czapska

Pole full zmieniło wartość z '<p> <strong>Regulamin organizacyjny</strong></p> <h2 align="center"> <strong>Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim</strong></h2> <h2 align="center"> &nbsp;</h2> <p align="center"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>Rozdział 1</strong></span></p> <p align="center"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>Przepisy wstępne</strong></span></p> <p align="center" style="margin-left:21.3pt;"> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 1</strong>. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim należą sprawy określone w:</p> <ol> <li> ustawie z 14 lipca 1983 r. <em>o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach</em>, zwanej dalej <strong><em>Ustawą</em></strong> (tekst jednolity: Dz. U. 2018 poz. 217 z p&oacute;ź. zm.),</li> <li> rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 listopada 2005 r. <em>w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim</em> (Dz. U. 2005 nr 239 poz. 2016);</li> <li> statucie nadanym decyzją nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiw&oacute;w Państwowych z 7 maja 2013&nbsp;r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Gorzowie Wielkopolskim, zwanym dalej <strong><em>Statutem</em></strong>;</li> <li> innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.</li> </ol> <p align="center" style="margin-left:14.2pt;"> &nbsp;</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> <strong>&sect; 2</strong>. Ilekroć w Regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, jest mowa o:</p> <p style="margin-left:32.2pt;"> 1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <strong><em>Archiwum</em></strong> &ndash; należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Gorzowie Wielkopolskim;</p> <p style="margin-left:32.2pt;"> 2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <strong><em>Dyrektorze Archiwum</em></strong> &ndash; należy przez to rozumieć Dyrektora Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim;</p> <p style="margin-left:32.2pt;"> 3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <strong><em>kom&oacute;rce organizacyjnej</em></strong> i <strong><em>kierowniku kom&oacute;rki organizacyjnej</em></strong> &ndash; należy przez to rozumieć kom&oacute;rki organizacyjne i stanowiska wymienione w &sect;&nbsp;8 niniejszego <strong><em>Regulaminu</em></strong>;</p> <p style="margin-left:32.2pt;"> 4.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <strong><em>Ustawie</em></strong> &ndash; należy przez to rozumieć ustawę z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,</p> <p style="margin-left:32.2pt;"> 5.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <strong><em>Statucie</em></strong> &ndash; należy przez to rozumieć Statut Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim.</p> <p align="center"> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 3</strong>. Regulamin określa:</p> <ol> <li> strukturę organizacyjną Archiwum;</li> <li> og&oacute;lne zasady pracy Archiwum;</li> <li> zakresy działania, tryb pracy i kompetencje: dyrektora, gł&oacute;wnego księgowego i pracownik&oacute;w Archiwum.</li> </ol> <h2 align="center"> &nbsp;</h2> <p align="center"> <strong><span style="font-size:1.125em;">Rozdział 2</span></strong></p> <p align="center"> <strong><span style="font-size:1.125em;">Przepisy og&oacute;lne</span></strong></p> <h2 align="center"> &nbsp;</h2> <p> <strong>&sect; 4</strong>. <strong><em>Dyrektor Archiwum</em></strong> kieruje działalnością <strong><em>Archiwum</em></strong>, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym, kierownicy kom&oacute;rek organizacyjnych.</p> <p> <strong>&sect; 5</strong>. Szczeg&oacute;łowy zakres działania i kompetencje <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong> określa &sect;13 i &sect;14 Statutu Archiwum.</p> <p> <strong>&sect; 6</strong>. Do zadań <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong> należy w szczeg&oacute;lności:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; reprezentowanie <strong><em>Archiwum</em></strong> wobec władz oraz urzęd&oacute;w administracji rządowej i samorządowej, sąd&oacute;w, instytucji, os&oacute;b prawnych i os&oacute;b fizycznych, bądź innych jednostek organizacyjnych;</p> <ol> <li> organizowanie i koordynowanie prac <strong><em>Archiwum</em></strong>, w tym zatwierdzenie plan&oacute;w pracy i sprawozdań z działalności <strong><em>Archiwum</em></strong>;</li> <li> inicjowanie zmian organizacyjnych i wydawanie normatyw&oacute;w wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych <strong><em>Archiwum</em></strong>;</li> <li> wydawanie zarządzeń wewnętrznych, regulamin&oacute;w i instrukcji;</li> <li> wykonywanie zadań przewidzianych w ustawie o służbie cywilnej dla dyrektora generalnego urzędu;</li> <li> kierowanie sprawami związanymi z obsadą personalną, zatrudnianie i zwalnianie pracownik&oacute;w;</li> <li> czuwanie nad podnoszeniem kwalifikacji naukowych i zawodowych pracownik&oacute;w;</li> <li> nadzorowanie działalności kom&oacute;rki organizacyjnej i samodzielnych stanowisk pracy;</li> <li> przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiw&oacute;w Państwowych plan&oacute;w rzeczowych i finansowych oraz sprawozdań i wniosk&oacute;w dotyczących ich realizacji;</li> <li> składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązk&oacute;w majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych w ramach zatwierdzonych plan&oacute;w finansowych;</li> <li> dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących <strong><em>Archiwum</em></strong>;</li> </ol> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12.&nbsp; decydowanie w sprawach udostępniania materiał&oacute;w archiwalnych i kwerend podmiotom krajowym, zagranicznym lub międzynarodowym;</p> <ol> <li> organizowanie mikrofilmowania lub reprografowania na innym nośniku materiał&oacute;w archiwalnych w celu zabezpieczenia zasobu;</li> <li> ustalanie jednostek organizacyjnych, w kt&oacute;rych powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, zgodnie z właściwością terytorialną <strong><em>Archiwum</em></strong>;</li> <li> wydawanie zg&oacute;d na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;</li> <li> nadzorowanie wykonywania kontroli archiw&oacute;w zakładowych przez <strong><em>Archiwum</em></strong>;</li> <li> wydawanie decyzji w toku postępowania administracyjnego;</li> <li> wsp&oacute;łdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie <strong><em>Archiwum</em></strong> w zakresie określonym przez przepisy prawa;</li> <li> zapewnienie przestrzegania przez podległych pracownik&oacute;w dyscypliny, zasad bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych;</li> <li> udzielanie pełnomocnictw;</li> <li> wykonywanie innych zadań i poleceń służbowych Naczelnego Dyrektora Archiw&oacute;w Państwowych;</li> <li> informowanie na bieżąco podległych pracownik&oacute;w o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiw&oacute;w Państwowych;</li> <li> wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania <strong><em>Archiwum</em></strong>.</li> </ol> <p style="margin-left:36.0pt;"> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 7</strong>. Pracownicy kom&oacute;rek organizacyjnych odpowiadają przed <strong><em>Dyrektorem Archiwum</em></strong> za wykonanie powierzonych im zadań.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> &nbsp;</p> <p style="margin-left:.5pt;"> <strong>&sect; 8</strong>. W skład <strong><em>Archiwum</em></strong> wchodzą wymienione poniżej kom&oacute;rki organizacyjne i stanowiska pracy:</p> <p style="margin-left:34.3pt;"> 1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Oddział Gromadzenia, Ewidencji, Opracowania, Zabezpieczania, Informacji, Udostępniania i Edukacji (dalej: <strong><em>Oddział</em></strong>). <strong><em>Oddział</em></strong> obsługuje magazyny archiwalne, czytelnię akt i bibliotekę.W skład <strong><em>Oddziału</em></strong> wchodzą:</p> <p style="margin-left:52.3pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; sekcja opracowania zasobu, w jej skład wchodzą:</p> <p style="margin-left:52.3pt;"> &ndash; stanowiska ds. opracowania zasobu,</p> <p style="margin-left:52.3pt;"> 2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; sekcja zabezpieczania zasobu, w jej skład wchodzą:</p> <p style="margin-left:52.3pt;"> &ndash; stanowisko do spraw profilaktyki i konserwacji,</p> <p style="margin-left:52.3pt;"> &ndash; stanowisko do spraw digitalizacji i technik komputerowych;</p> <p style="margin-left:52.3pt;"> 3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; sekcja udostępniania i informacji:</p> <p style="margin-left:52.3pt;"> &ndash; stanowisko do spraw udostępniania, informacji oraz obsługi czytelni akt i biblioteki,</p> <p style="margin-left:52.3pt;"> &ndash; stanowisko ds. kwerend,</p> <p style="margin-left:52.3pt;"> &ndash; stanowisko ds. obsługi magazynu i reprografii,</p> <p style="margin-left:34.3pt;"> 2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Stanowisko do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,</p> <p style="margin-left:34.3pt;"> 3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Stanowisko do spraw finansowo-księgowych &ndash; <strong><em>Gł&oacute;wny Księgowy</em></strong>,</p> <p style="margin-left:34.3pt;"> 4.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Stanowisko do spraw administracyjno-gospodarczych,</p> <p style="margin-left:34.3pt;"> 5.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Stanowisko do spraw obsługi sekretariatu.</p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 9</strong>. W razie uzasadnionej potrzeby <strong><em>Dyrektor Archiwum</em></strong> może powołać w ramach <strong><em>Oddziału</em></strong> sekcje, pracownie lub stanowiska pracy.</p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 10</strong>. Terytorialny zasięg działania <strong><em>Archiwum</em></strong>obejmuje:</p> <ol> <li> na terenie wojew&oacute;dztwa lubuskiego: miasto na prawach powiatu Gorz&oacute;w Wielkopolski, powiaty: gorzowski, międzyrzecki i strzelecko-drezdenecki, w powiecie słubickim gminy: G&oacute;rzyca, Ośno Lubuskie, Rzepin i Słubice, w powiecie sulęcińskim gminy: Lubniewice, Krzeszyce, Słońsk i Sulęcin;</li> <li> na terenie wojew&oacute;dztwa wielkopolskiego: w powiecie międzychodzkim gminę Międzych&oacute;d,w powiecie nowotomyskim gminę Miedzichowo.</li> </ol> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 11</strong>. <strong><em>Dyrektor Archiwum</em></strong> kieruje pracą:</p> <ol> <li> Kierownika <strong><em>Oddziału</em></strong>,</li> <li> Stanowiska do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,</li> <li> Stanowiska do spraw finansowo-księgowych,</li> <li> Stanowiska do spraw administracyjno-gospodarczych,</li> <li> Stanowiskado spraw obsługi sekretariatu.</li> </ol> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 12</strong>. Pracą <strong><em>Oddziału</em></strong> kieruje bezpośrednio jego kierownik.</p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 13</strong>. Zakresy czynności pracownik&oacute;w ustala <strong><em>Dyrektor Archiwum</em></strong>.</p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 14</strong>. Odrębnymi zarządzeniami <strong><em>Dyrektor Archiwum</em></strong> powierza wskazanym pracownikom <strong><em>Archiwum</em></strong> funkcje przewidziane przepisami prawa lub wynikające z bieżących potrzeb <strong><em>Archiwum</em></strong>.</p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 15</strong>. Kom&oacute;rki organizacyjne <strong><em>Archiwum</em></strong> realizują zadania wynikające z ustaw, akt&oacute;w wykonawczych do ustaw, <strong><em>Statutu</em></strong> oraz innych przepis&oacute;w obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności <strong><em>Archiwum</em></strong>, w szczeg&oacute;lności zaś:</p> <ol> <li> kształtują państwowy zas&oacute;b archiwalny i prowadzą nadz&oacute;r nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową, wydawniczą i edukacyjną;</li> <li> prowadzą sprawy w zakresie gromadzenia, przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, zlikwidowanych przedsiębiorc&oacute;w i pracodawc&oacute;w &ndash; polegające na przechowywaniu, kopiowaniu, konserwacji i udostępnianiu tej dokumentacji;</li> <li> zbierają i udzielają informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, kt&oacute;rzy mieli siedzibę na obszarze działania <strong><em>Archiwum</em></strong>;</li> <li> rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy;</li> <li> przygotowują opinie, wnioski i informacje dla <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong> oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji;</li> <li> wykonują decyzje wydane przez <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong>,</li> <li> przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez <strong>Dyrektora Archiwum</strong>.</li> </ol> <p style="margin-left:18.0pt;"> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 16</strong>. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest wsp&oacute;łdziałanie <strong><em>Oddziału</em></strong> i samodzielnych stanowisk, <strong><em>Dyrektor Archiwum</em></strong> wyznacza jednostkę koordynującą.</p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 17</strong>. <strong><em>Oddział</em></strong> i samodzielne stanowiska mają obowiązek udzielania sobie niezbędnych do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiał&oacute;w.</p> <p align="center" style="margin-left:35.45pt;"> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 18</strong>. Kierownik<strong><em>Oddziału</em></strong>kieruje i odpowiada za całokształt jego działalności, a w szczeg&oacute;lności:</p> <ol> <li> organizuje pracę <strong><em>Oddziału</em></strong> i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań;</li> <li> opracowuje projekty plan&oacute;w i sprawozdania z działalności;</li> <li> przedkłada <strong><em>Dyrektorowi Archiwum</em></strong> projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania <strong><em>Oddziału</em></strong>;</li> <li> inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanego <strong><em>Oddziału</em></strong>;</li> <li> sprawuje merytoryczny nadz&oacute;r nad działalnością <strong><em>Oddziału</em></strong>, kontroluje prawidłowe wykonanie jego zadań, przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepis&oacute;w o ochronie danych osobowych;</li> <li> występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania, nagradzania i odznaczania pracownik&oacute;w oraz ich karania;</li> <li> informuje podległych pracownik&oacute;w o bieżących i planowanych zadaniach <strong><em>Archiwum</em></strong>,</li> </ol> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; organizuje wsp&oacute;łpracę merytoryczną z samodzielnymi stanowiskami,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzi ewidencję zbiorczą zasobu <strong><em>Archiwum</em></strong> w postaci: księgi nabytk&oacute;w, księgi ubytk&oacute;w i księgi przesunięć międzyzespołowych, spisu zespoł&oacute;w, kartoteki zasobu (prowadzone w systemie ZOSIA) oraz inwentarzy skarbowych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10.&nbsp; prowadzi teczki zespoł&oacute;w;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11.&nbsp; prowadzi ewidencję archiwali&oacute;w szczeg&oacute;lnie cennych przechowywanych w wydzielonym magazynie (skarbcu) i odpowiada za ich stan fizyczny i kompletność;</p> <ol> <li> przygotowuje informacje o materiałach archiwalnych i wsp&oacute;łpracuje w tym zakresie z Naczelną Dyrekcją Archiw&oacute;w Państwowych;</li> <li> wsp&oacute;łpracuje z jednostkami nadzorowanymi w zakresie przejmowania materiał&oacute;w archiwalnych: sprawdzenie przygotowania ewidencji oraz stanu fizycznego i stanu uporządkowania akt przed ich przejęciem do zasobu;</li> <li> organizuje zebrania, konferencja i sesje naukowe;</li> <li> prowadzi działalność edukacyjną i popularyzatorską (organizowanie wystaw i pokaz&oacute;w materiał&oacute;w archiwalnych, przyjmowanie wycieczek dzieci i młodzieży, student&oacute;w i przedstawicieli innych środowisk społecznych);</li> <li> wsp&oacute;łpracuje z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwist&oacute;w Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami regionalnymi i in.;</li> <li> prowadzi działalność informacyjną we wsp&oacute;łpracy ze środkami masowego przekazu;</li> <li> inicjuje i wsp&oacute;łuczestniczy w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w <strong><em>Archiwum</em></strong>,</li> <li> wdraża nowe metody i techniki gromadzenia i przetwarzania informacji;</li> <li> sprawuje nadz&oacute;r nad sprzętem komputerowym i oprogramowaniem w <strong><em>Archiwum</em></strong>;</li> <li> organizuje szkolenie pracownik&oacute;w w zakresie obsługi komputer&oacute;w i oprogramowania;</li> <li> odpowiada za zarządzanie bazami danych, wykonywanie, przechowywanie i nadz&oacute;r nad kopiami bezpieczeństwa;</li> <li> odpowiada za zarządzanie siecią komputerową, zabezpieczanie system&oacute;w informatycznych przed dostępem os&oacute;b nieuprawnionych;</li> <li> odpowiada za obsługę usług internetowych oraz wsp&oacute;łudział w technicznej obsłudze strony internetowej;</li> <li> sprawuje kontrolę nad używanym w <strong><em>Archiwum</em></strong> oprogramowaniem;</li> <li> nadzoruje administrowanie serwerem i pocztą elektroniczną <strong><em>Archiwum</em></strong>;</li> <li> koordynuje i uczestniczy przy tworzeniu procedur dotyczących digitalizacji;</li> <li> odpowiada za realizację polityki bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych w postaci elektronicznej;</li> <li> w porozumieniu ze stanowiskiem do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania ustala termin przejmowania akt z archiw&oacute;w zakładowych oraz odpowiada za ich terminowe i zgodne z przepisami przejęcie i włączenie do ewidencji zasobu <strong><em>Archiwum</em></strong>,</li> <li> wsp&oacute;łdziała z właściwymi stanowiskiem organizacyjnymi w zakresie przejmowania do zasobu archiwum dokument&oacute;w elektronicznych i ewidencji w postaci elektronicznej;</li> <li> realizuje inne zadania określone w indywidualnym zakresie obowiązk&oacute;w.</li> </ol> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 19</strong>. Projekty pism, decyzji i innych dokument&oacute;w, przedkładanych <strong><em>Dyrektorowi Archiwum</em></strong> do podpisu, są konsultowane przy użyciu narzędzi informatycznych.</p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 20</strong>. Dokumenty, z kt&oacute;rych wynikają dla <strong><em>Archiwum</em></strong> zobowiązania finansowe podpisują: <strong><em>Dyrektor Archiwum</em></strong> i <strong><em>Gł&oacute;wny Księgowy</em></strong> lub ustanowieni przez <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong> pełnomocnicy.</p> <p> &nbsp;</p> <p style="margin-left:35.45pt;"> <strong>&sect; 21</strong>. Pracownicy <strong><em>Archiwum</em></strong> są zobowiązani w szczeg&oacute;lności do:</p> <ol> <li> wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakres&oacute;w czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika kom&oacute;rki organizacyjnej oraz <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong>;</li> <li> przestrzegania przepis&oacute;w w powierzonym im zakresie działania;</li> </ol> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonywania zadań <strong><em>Archiwum</em></strong>;</p> <ol> <li> podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązk&oacute;w;</li> </ol> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad BHP i przepis&oacute;w o ochronie przeciwpożarowej;</p> <ol> <li> przestrzegania przepis&oacute;w w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesant&oacute;w, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych istotnych dla załatwienia sprawy;</li> <li> przestrzegania przepis&oacute;w o ochronie danych osobowych;</li> <li> dbałości o mienie <strong><em>Archiwum</em></strong>, zachowanie porządku i estetyki w miejscu pracy.</li> </ol> <h6 align="center"> &nbsp;</h6> <h6 align="center"> &nbsp;</h6> <h6 align="center"> &nbsp;</h6> <h6 align="center"> &nbsp;</h6> <p align="center"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>Rozdział 3</strong></span></p> <p align="center"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>Przepisy szczeg&oacute;łowe</strong></span></p> <h6 align="center"> &nbsp;</h6> <p> <strong>&sect; 22</strong>. Do zakresu działania <strong><em>Oddziału</em></strong> należy:</p> <p style="margin-left:35.45pt;"> &nbsp;</p> <ol> <li> <strong>Stanowiska do spraw opracowania zasobu</strong>:</li> </ol> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; przejmowanie materiał&oacute;w archiwalnych do zasobu <strong><em>Archiwum</em></strong> i ich wstępna inwentaryzacja;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu <strong><em>Archiwum</em></strong>, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych wyższego rzędu;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; zgłaszanie projekt&oacute;w i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w <strong><em>Archiwum</em></strong> lub w ramach międzyarchiwalnych zespoł&oacute;w naukowych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projekt&oacute;w normatyw&oacute;w metodycznych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; wsp&oacute;łuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; opiniowanie projekt&oacute;w dotyczących typowania materiał&oacute;w archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10)&nbsp; wsp&oacute;łdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczenia zasobu w magazynach archiwalnych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11)&nbsp; przedkładanie komisji metodycznej <strong><em>Archiwum</em></strong> propozycji w zakresie metod opracowywania materiał&oacute;w archiwalnych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12)&nbsp; wykonywanie kwerend i przygotowywanie uwierzytelnionych odpis&oacute;w, wypis&oacute;w i reprodukcji z przechowywanych materiał&oacute;w, a także zaświadczeń na podstawie tych materiał&oacute;w oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13)&nbsp; bezpośrednia wsp&oacute;łpraca z pracownikiem zatrudnionym na stanowisku do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania zakresie realizowanych przez niego zadań, w szczeg&oacute;lności: opiniowania wniosk&oacute;w w sprawie wydania zgody na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14)&nbsp; realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązk&oacute;w.</p> <p> &nbsp;</p> <ol> <li> <strong>Stanowisko do spraw profilaktyki i konserwacji</strong>:</li> </ol> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; organizacja prac konserwatorskich materiał&oacute;w archiwalnych i wsp&oacute;łpraca w tym zakresie z właściwą kom&oacute;rką organizacyjną Naczelnej Dyrekcji Archiw&oacute;w Państwowych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabieg&oacute;w restauracyjnych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; opiniowanie projekt&oacute;w dotyczących typowania materiał&oacute;w archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; nadzorowanie zabezpieczania materiał&oacute;w archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunk&oacute;w przechowywania materiał&oacute;w archiwalnych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; dostarczanie i odnoszenie akt z magazyn&oacute;w do czytelni akt;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazyn&oacute;w archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; wsp&oacute;łdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązk&oacute;w.</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> &nbsp;</p> <ol> <li> <strong>Stanowisko do spraw digitalizacji i technik komputerowych</strong>:</li> </ol> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; digitalizacja zabezpieczająca zasobu oraz realizacja zam&oacute;wień użytkownik&oacute;w w tym zakresie;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie rejestr&oacute;w: 1) Rejestr wykonanych kopii i skan&oacute;w, zgodnie zobowiązującymi przepisami; 2) (Ewidencję (rejestr) mikrofilm&oacute;w, 3) Rejestr zam&oacute;wień reprograficznych.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; projektowanie i aktualizowanie strony internetowej <strong><em>Archiwum</em></strong>,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie strony <strong><em>Archiwum</em></strong> w Biuletynie Informacji Publicznej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; instalowanie i aktualizowanie oprogramowania komputerowego oraz przechowywanie dokumentacji w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; zabezpieczanie danych zgromadzonych w systemach i sieciach komputerowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; opiniowanie projekt&oacute;w dotyczących typowania materiał&oacute;w archiwalnych do digitalizacji, mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; wsp&oacute;łuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązk&oacute;w.</p> <p> &nbsp;</p> <ol> <li> <strong>S</strong><strong>tanowisko do spraw udostępniania, informacji oraz obsługi czytelni i biblioteki </strong>należy:</li> </ol> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; udostępnianie akt w czytelni akt, zgodnie z obowiązującymi przepisami;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie dokumentacji elektronicznej i papierowej, w tym rejestr&oacute;w, związanych z udostępnianiem akt oraz zam&oacute;wieniami ich kopii, w tym:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> a) <strong>Księga wizyt czytelni archiwum państwowego</strong> (wydruk z bazy SUMA, aktualizowany i drukowany codziennie po zamknięciu pracowni);</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> b) <strong>Księga ewidencyjna archiwali&oacute;w sprowadzonych do pracowni naukowej archiwum państwowego</strong> (wydruk z bazy SUMA, aktualizowany i drukowany codziennie po zamknięciu pracowni);</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> c) <strong>Rejestr odwiedzin pracowni naukowej</strong>: zeszyt, w kt&oacute;rym odnotowywane są następujące dane: liczba porządkowa, data, imię i nazwisko odwiedzającego, wykaz wykorzystanej dokumentacji. Rejestr powinien zawierać podsumowania danych dotyczących liczby odwiedzin sporządzany na zakończenie każdego miesiąca i kwartału);</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> d) <strong>Księga ewidencyjna archiwali&oacute;w sprowadzonych do archiwum państwowego lub wypożyczonych instytucjom na terenie kraju</strong>;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> e) prowadzenie <strong>Rejestru materiał&oacute;w przeznaczonych do konserwacji</strong>;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; udzielanie użytkownikom podstawowych informacji w zakresie działalności archiwum, realizowanych przez nie zadań oraz posiadanych materiał&oacute;w archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; wypożyczanie na zewnątrz <strong><em>Archiwum</em></strong> oraz sprowadzanie z innych archiw&oacute;w kopii materiał&oacute;w archiwalnych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; dostarczanie akt do czytelni oraz ich odnoszenie do magazyn&oacute;w <strong><em>Archiwum</em></strong>;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; realizacja kwerend, a w ramach tego przygotowywanie uwierzytelnionych odpis&oacute;w, wypis&oacute;w i reprodukcji z przechowywanych materiał&oacute;w, a także zaświadczeń na podstawie tych materiał&oacute;w oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; realizacja zam&oacute;wień czytelnik&oacute;w na kopie;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; opiniowanie projekt&oacute;w dotyczących typowania materiał&oacute;w archiwalnych do digitalizacji, mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; inwentaryzowanie i udostępnianie zbior&oacute;w bibliotecznych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10)&nbsp; realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązk&oacute;w.</p> <p> &nbsp;</p> <ol> <li> <strong>Stanowisko do spraw kwerend:</strong></li> </ol> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; realizacja kwerend, a w ramach tego przygotowywanie uwierzytelnionych odpis&oacute;w, wypis&oacute;w i reprodukcji z przechowywanych materiał&oacute;w, a także zaświadczeń na podstawie tych materiał&oacute;w oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; przejmowanie materiał&oacute;w archiwalnych do zasobu Archiwum i ich wstępna inwentaryzacja;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; opiniowanie projekt&oacute;w dotyczących typowania materiał&oacute;w archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; wsp&oacute;łdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczenia zasobu w magazynach archiwalnych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; zgłaszanie projekt&oacute;w i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązk&oacute;w.</p> <p> &nbsp;</p> <ol> <li> <strong>Stanowisko do spraw </strong><strong>obsługi magazynu i reprografii:</strong></li> </ol> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; techniczny nadz&oacute;r nad zabezpieczeniem i kompletnością zasobu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; wsp&oacute;łdziałanie z innymi stanowiskami w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczenia zasobu w magazynach archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; dostarczanie akt do czytelni oraz ich odnoszenie do magazyn&oacute;w <strong><em>Archiwum</em></strong>,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; realizacja zam&oacute;wień na kserokopie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; opiniowanie projekt&oacute;w dotyczących typowania materiał&oacute;w archiwalnych do digitalizacji, mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; udostępnianie zbior&oacute;w bibliotecznych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; inwentaryzacja wstępna akt przejmowanych do zasobu Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Prowadzenie: 1) <strong>Rejestr udostępniania i wypożyczania akt z archiwum zakładowego</strong>, 2) <strong>Rejestru temperatur i&nbsp;wilgotności powietrza w magazynach</strong>, 3) <strong>Rejestr ruchu magazynowego akt</strong>.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; wsp&oacute;łuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10)&nbsp; realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązk&oacute;w.</p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 23. Stanowisko do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania</strong>:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; przygotowywanie akt&oacute;w ustalenia państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych jako jednostek organizacyjnych, w kt&oacute;rych powstają materiały archiwalne;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie i przechowywanie: 1) Rejestru wydanych zg&oacute;d na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej; 2) Wykazu państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych zobowiązanych do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego; 3) Ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych nie tworzących materiał&oacute;w archiwalnych; 4) Rejestru um&oacute;w dotyczących przechowalnictwa,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; dokumentowanie prowadzonych czynności w systemie NiKA;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; gromadzenie i przechowywanie spis&oacute;w zdawczo-odbiorczych materiał&oacute;w archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego, gromadzonych w jednostkach organizacyjnych będących wytw&oacute;rcami materiał&oacute;w archiwalnych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie dokumentacji jednostek organizacyjnych, w kt&oacute;rych powstają materiały archiwalne;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; inicjowanie opracowania, opiniowanie normatyw&oacute;w kancelaryjnych i archiwalnych przesyłanych uzgodnienia albo mających być wprowadzonymi w porozumieniu z <strong><em>Archiwum</em></strong>,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; przeprowadzanie kontroli archiw&oacute;w zakładowych, według zatwierdzonego przez <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong> planu, sporządzanie protokoł&oacute;w kontroli, przygotowanie projekt&oacute;w zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, wykonywanie ekspertyz archiwalnych i opiniowanie wniosk&oacute;w dotyczących zg&oacute;d na brakowanie;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; nadz&oacute;r nad prawidłowym przygotowaniem materiał&oacute;w archiwalnych do przekazania <strong><em>Archiwum</em></strong> oraz wsp&oacute;łdziałanie z <strong><em>Kierownikiem Oddziału</em></strong> w zakresie terminu i poprawności ich przejęcia do zasobu <strong><em>Archiwum</em></strong>;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10.&nbsp; przygotowywanie projekt&oacute;w um&oacute;w o użyczeniu (na czasowe przechowywanie) materiał&oacute;w archiwalnych (należących do <strong><em>Archiwum</em></strong>) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji um&oacute;w użyczenia;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11.&nbsp; szkolenie personelu archiw&oacute;w zakładowych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12.&nbsp; instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13.&nbsp; prowadzenie spraw w zakresie pozyskiwania, przechowywania i udostępniania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania;</p> <ol> <li> realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązk&oacute;w;</li> </ol> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15.&nbsp; przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych.</p> <h5> &nbsp;</h5> <h5> &nbsp;</h5> <p> <strong>&sect; 24. Stanowisko do spraw administracyjno-gospodarczych:</strong></p> <p> Do Stanowiska do spraw administracyjno-gospodarczych należy załatwianie spraw administracyjno-gospodarczych, z zakresu inwestycji, remont&oacute;w, zaopatrzenia, obsługi transportowej a w szczeg&oacute;lności:</p> <p> 1. W zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z: administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowania budynku i pomieszczeń; zabezpieczeniem przed pożarem, włamaniem, zagrożeniami; ochroną i dozorem obiekt&oacute;w, zasob&oacute;w archiwalnych;</p> <p> 2) utrzymywanie porządku, czystości pomieszczeń i użytkowanych budynk&oacute;w;</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 3) utrzymanie w sprawności instalacji wodno-kanalizacyjnej, gazowej, elektrycznej, centralnego ogrzewania, telefonicznej, ppoż., antywłamaniowej, teleinformatycznej, odgromowej, dozorowej;</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 4) organizowanie i dokonywanie przegląd&oacute;w technicznych budynk&oacute;w, instalacji zgodnie z prawem budowlanym, prowadzenie i nadzorowanie prowadzenia książek budynk&oacute;w;</p> <p> 5) rejestrowanie spraw związanych z działalnością działu w spisach spraw;</p> <p> 6) prowadzenia rejestru um&oacute;w usług i dostaw, rob&oacute;t budowlanych;</p> <p> 7) administrowanie i prowadzenie spraw lokalowych;</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 8) sprawdzanie dokument&oacute;w księgowych pod względem merytorycznym, w tym zgodności z prawem zam&oacute;wień publicznych;</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 9) udział w pracach komisji inwentaryzacji środk&oacute;w trwałych, pozostałych środk&oacute;w trwałych i wyposażenia nisko cennego (wsp&oacute;lnie z <strong><em>Gł&oacute;wnym Księgowym</em></strong>);</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 10) sporządzanie plan&oacute;w, sprawozdań dotyczących prowadzonej działalności oraz udział w tworzeniu plan&oacute;w i sprawozdań <strong><em>Archiwum</em></strong>,</p> <p> 11) prowadzenie spraw socjalnych, do kt&oacute;rych należy w szczeg&oacute;lności:</p> <p style="margin-left:72.0pt;"> a) obsługa uroczystości,</p> <p style="margin-left:70.8pt;"> b) inicjowanie zmian, opracowywanie projekt&oacute;w regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;</p> <p> 12) udział w przygotowaniu przetarg&oacute;w w zakresie usług i dostaw;</p> <p> 13) prowadzenie ewidencji wzor&oacute;w odcisk&oacute;w pieczęci;</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 14) dokonywanie zakup&oacute;w towar&oacute;w i usług, rob&oacute;t budowlanych na rzecz <strong><em>Archiwum</em></strong> zgodnie z obowiązującymi procedurami;</p> <p> 15) prowadzenie ewidencji wydatk&oacute;w;</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 16) prowadzenie podręcznego magazynu materiał&oacute;w biurowych, czystościowych oraz wyposażenia osobistego i odzieży ochronnej;</p> <p> 2. W zakresie zaopatrzenia i obsługi transportowej:</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 1) wyposażenie budynk&oacute;w i pomieszczeń w określone przepisami ilości i rodzaje sprzętu i urządzeń;</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 2) dokonywanie zakup&oacute;w materiał&oacute;w i przedmiot&oacute;w, materiał&oacute;w biurowych itp. dla potrzeb kom&oacute;rek organizacyjnych;</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 3) organizowanie przewożenia zakupionego sprzętu, wyposażenia oraz transportu materiał&oacute;w archiwalnych;</p> <p> 4) obsługa telekomunikacyjna;</p> <p> 3. W zakresie spraw remontowo-budowlanych:</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 1) wsp&oacute;łdziałanie z osobami odpowiedzialnymi za sprawy dotyczące informacji niejawnych, obronnych, bhp, ppoż. w zakresie ich przestrzegania i realizacji;</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 2) przygotowywanie projekt&oacute;w, kosztorys&oacute;w, um&oacute;w planowanych rob&oacute;t budowlanych, remont&oacute;w i odbi&oacute;r prac;</p> <p> 3) udział w przygotowaniu przetarg&oacute;w dotyczących rob&oacute;t budowlanych;</p> <p> 4) udział w pracach komisji zajmujących się problematyką budowlaną;</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 5) organizowanie nadzoru inwestorskiego, autorskiego nad realizowanymi remontami i inwestycjami;</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 6) ocena przygotowywanej dokumentacji technicznej, jej uzgadnianie, opiniowanie, uzyskiwanie zg&oacute;d i pozwoleń;</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 7) koordynacja, organizacja oraz czuwanie nad prawidłowym przebiegiem rob&oacute;t przy remontach i inwestycjach oraz ich rozliczanie;</p> <p> 8) przygotowywanie plan&oacute;w remont&oacute;w, inwestycji;</p> <p> 4. W zakresie spraw kadrowych:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; realizowanie zadań w zakresie kadr i rozwoju zawodowego;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; dokonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy<br /> z pracownikami oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie spraw związanych z wykorzystywaniem urlop&oacute;w oraz ewidencją czasu pracy i obecności pracownik&oacute;w;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do uzyskania świadczeń emerytalnych<br /> i rentowych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; realizacja zadań związanych z uzyskaniem mianowania przez pracownik&oacute;w służby cywilnej &ndash; weryfikacja składanych zgłoszeń, potwierdzanie danych;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; sporządzanie sprawozdań z zakresu statystyki i służby cywilnej oraz sprawozdań<br /> w zakresie zatrudniania, szkoleń, czasu pracy, kadr, struktury zatrudnienia;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; ustalenie prawa do nagr&oacute;d jubileuszowych, odpraw, dodatk&oacute;w stażowych, prowadzenie dokumentacji związanej z wynagradzaniem i awansowaniem pracownik&oacute;w;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie kontroli dyscypliny pracy, posiadania aktualnych badań lekarskich przez pracownik&oacute;w, szkoleń bhp;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie akt osobowych pracownik&oacute;w, wystawianie świadectw pracy, zaświadczeń oraz duplikat&oacute;w świadectw pracy;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10)&nbsp; prowadzenie spraw związanych z odpowiedzialnością służbową i dyscyplinarną pracownik&oacute;w;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11)&nbsp; prowadzenie spraw związanych z ocenami okresowymi członk&oacute;w korpusu służby cywilnej, w tym analiza wniosk&oacute;w dotyczących indywidualnych program&oacute;w rozwoju zawodowego;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12)&nbsp; organizowanie i prowadzenie naboru kandydat&oacute;w do pracy w <strong><em>Archiwum</em></strong> w tym korpusu służby cywilnej;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13)&nbsp; planowanie, organizowanie i nadzorowanie szkoleń powszechnych, specjalistycznych i szkoleń w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego członk&oacute;w korpusu służby cywilnej oraz dokształcania pracownik&oacute;w;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14)&nbsp; organizowanie i prowadzenie spraw związanych z odbywaniem służby przygotowawczej;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15)&nbsp; opracowywanie procedur w zakresie spraw związanych z programem zarządzania zasobami ludzkimi;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16)&nbsp; prowadzenie spraw związanych z medycyną pracy;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17)&nbsp; prowadzenie ewidencji os&oacute;b posiadających upoważnienie do przetwarzania danych osobowych;</p> <p> 5. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie kontroli warunk&oacute;w pracy w <strong><em>Archiwum</em></strong> oraz przestrzegania przepis&oacute;w i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; sporządzanie przedstawianie dyrektorowi rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie rejestr&oacute;w, przechowywanie dokumentacji wypadkowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; ustalanie okoliczności i przyczyn wypadk&oacute;w przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; udzielanie instruktaży, szkolenia wstępnego dla nowozatrudnionych pracownik&oacute;w, stażyst&oacute;w, praktykant&oacute;w, wolontariuszy oraz organizacja szkoleń,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; opracowywanie ocen ryzyka zawodowego, projekt&oacute;w normatyw&oacute;w wewnętrznych z zakresie bhp.</p> <p> &nbsp;</p> <p> 6. wsp&oacute;łdziałanie z <strong><em>Gł&oacute;wnym Księgowym</em></strong> w sprawie ustalania indywidualnych wynagrodzeń i nagr&oacute;d pracownik&oacute;w <strong><em>Archiwum</em></strong> oraz w zakresie gospodarowania etatami<br /> i środkami na wynagrodzenia, w tym występowanie do <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong> z wnioskami o premie miesięczne dla pracownik&oacute;w obsługi zatrudnionych w zakresie zarządzania budynkiem;</p> <p> 7. wydawanie legitymacji pracowniczych,</p> <p> 8. załatwianie spraw dotyczących nagr&oacute;d i odznaczeń, organizowanie uroczystości związanych z ich wręczaniem,</p> <p> 9. prowadzenie spraw związanych ze służbą cywilną i jej zadaniami,</p> <p> 10 rejestrowanie spraw związanych z działalnością działu w spisach spraw.</p> <p> &nbsp;</p> <p> oraz:</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; organizacja uroczystości,</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; wsp&oacute;łdziałanie z <strong><em>Dyrektorem Archiwum</em></strong> w zakresie powierzonych zadań,</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązk&oacute;w,</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie rejestr&oacute;w: 1) Rejestr upoważnień, pełnomocnictw; 2) Rejestr zawieranych um&oacute;w; 3) Rejestr os&oacute;b dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych; 4) Rejestr pieczęci i pieczątek; 5) Rejestr kontroli zewnętrznych.</p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 25. Stanowisko do spraw finansowo-księgowych</strong>:</p> <ol> <li> prowadzenie gospodarki finansowej i materiałowej wg zasad określonych w ustawie<br /> o finansach publicznych, ustawie o rachunkowości i wydanych na ich podstawach rozporządzeń wykonawczych;</li> <li> opracowywanie projektu budżetu <strong><em>Archiwum</em></strong> w roku poprzedzającym rok budżetowy oraz sprawozdawczości budżetowej, opracowywanie planu funduszu świadczeń socjalnych oraz informacji o jego wykorzystaniu;</li> <li> sporządzanie rocznego sprawozdania <strong><em>Archiwum</em></strong> dotyczącego funduszy pozabudżetowych oraz ewidencji księgowej środk&oacute;w pozabudżetowych;</li> <li> przygotowywanie okresowych sprawozdań budżetowych oraz sprawozdawczości dla GUS, ZUS;</li> <li> wsp&oacute;łdziałanie w sprawie ustalania nagr&oacute;d jubileuszowych i odpraw pracownik&oacute;w;</li> <li> prowadzenie i ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych, sporządzanie list wypłat, oraz sporządzanie sprawozdań, informacji, deklaracji wynikających z odrębnych przepis&oacute;w;</li> <li> dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności wynikających z odrębnych przepis&oacute;w i zawartych um&oacute;w;</li> <li> naliczanie i dokonywanie wypłat wynagrodzeń z tytułu um&oacute;w o pracę, zlecenia i o dzieło;</li> <li> naliczanie i dokonywanie wypłat świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego;</li> <li> naliczanie pochodnych od wypłaconych wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę, zlecenia oraz dokonywania rozliczeń ich z ZUS, funduszem pracy, PFRON w oparciu o sporządzane deklaracje;</li> <li> dokonywanie rozliczeń z urzędami skarbowymi naliczonych i pobranych zaliczek podatku dochodowego;</li> <li> ochrona wartości pieniężnych zgodnie z obowiązującymi przepisami;</li> <li> ewidencjonowanie dokument&oacute;w finansowych, kontrola formalno-rachunkowa dokument&oacute;w finansowych, prowadzenia rozliczeń z dostawcami i odbiorcami;</li> <li> prowadzenie ewidencji księgowej dochod&oacute;w budżetowych, dochod&oacute;w własnych i wydatk&oacute;w budżetowych oraz ich zaangażowania;</li> <li> prowadzenie operacji bankowych;</li> <li> wystawianie rachunk&oacute;w i pobieranie należności za usługi archiwalne świadczone dla użytkownik&oacute;w wg cennika usług archiwalnych;</li> <li> udział w pracach komisji inwentaryzacji środk&oacute;w trwałych, przedmiot&oacute;w nietrwałych,</li> <li> prowadzenie rejestru um&oacute;w-zleceń, o dzieło, honorari&oacute;w;</li> <li> monitorowanie wydatk&oacute;w <strong><em>Archiwum</em></strong>;</li> <li> opracowywanie sprawozdań finansowych z remont&oacute;w, inwestycji;</li> <li> przygotowywanie projekt&oacute;w wystąpień w sprawie zmian w budżecie, obsługa budżetu w systemie TREZOR;</li> <li> wsp&oacute;łpraca z organami administracji w zakresie przepływu środk&oacute;w finansowych;</li> <li> wsp&oacute;łpraca z Narodowym Bankiem Polskim i innymi bankami w zakresie obsługi rachunk&oacute;w bankowych;</li> <li> prowadzenie ewidencji analitycznej i syntetycznej;</li> <li> prowadzenie bieżącej analizy stanu środk&oacute;w na rachunkach;</li> <li> przekazywanie zrealizowanych dochod&oacute;w budżetowych na rachunek budżetu państwa,</li> <li> dokonywanie wstępnej kontroli pod względem kompletności i rzetelności dokument&oacute;w dotyczących operacji finansowych i gospodarczych;</li> <li> dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;</li> <li> nadz&oacute;r nad obrotem walorami pieniężnymi i ich ochrona;</li> <li> rozliczanie krajowych i zagranicznych koszt&oacute;w podr&oacute;ży służbowych pracownik&oacute;w;</li> <li> rozliczanie inwentaryzacji;</li> <li> sporządzanie sprawozdań budżetowych i statystycznych z zakresu wykorzystania środk&oacute;w na wynagrodzenia;</li> <li> wsp&oacute;łdziałanie w sprawie ustalania indywidualnych wynagrodzeń i nagr&oacute;d pracownik&oacute;w, w zakresie realizacji zasad polityki płacowej i zasad wynagradzania <strong><em>Archiwum</em></strong> oraz w zakresie gospodarowania środkami na wynagrodzenia;</li> <li> prowadzenie, dystrybucja rozliczanie druk&oacute;w ścisłego zarachowania;</li> <li> rejestracja spraw związanych z działalnością działu w spisach spraw;</li> <li> obsługa środk&oacute;w zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;</li> <li> zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych pracownik&oacute;w i członk&oacute;w ich rodzin, zgłaszanie zmian danych os&oacute;b ubezpieczonych oraz wyrejestrowywanie z ubezpieczeń społecznych pracownik&oacute;w i ich rodzin;</li> <li> wykonywanie innych obowiązk&oacute;w wynikających z przepis&oacute;w prawnych dotyczących praw i obowiązk&oacute;w gł&oacute;wnych księgowych oraz zadań zleconych przez <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong>.</li> </ol> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 26. Stanowisko do spraw obsługi sekretariatu</strong>:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; obsługa kancelaryjna <strong><em>Archiwum</em></strong>, a w szczeg&oacute;lności przyjmowanie korespondencji, przedstawianie jej <strong><em>Dyrektorowi Archiwum</em></strong> lub upoważnionej przez niego osobie do dekretacji, przekazywanie korespondencji poszczeg&oacute;lnym kom&oacute;rkom organizacyjnym i samodzielnym stanowiskom pracy do załatwienia, jej p&oacute;źniejsze przygotowanie do ekspedycji i wysyłka;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie rejestr&oacute;w: 1) Rejestr przesyłek wpływających; 2) Rejestr przesyłek wychodzących, 3) Rejestr zarządzeń <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong>; 4) Rejestr delegacji służbowych; 5) Rejestr skarg i wniosk&oacute;w; 6) Rejestr wniosk&oacute;w o dostęp do informacji publicznej; 7) Rejestr wydawanych bilet&oacute;w na przejazdy komunikacja miejską; 8) Rejestr kontroli wewnętrznych; 9) rejestr faktur; 10) ewidencja wyjść służbowych, 11) ewidencja wyjść prywatnych; 12) Ewidencja wydawanych kart i kluczy dostępu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; obsługa centrali telefonicznej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; obsługa uroczystości i gości,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracownik&oacute;w,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; rejestrowanie, prowadzenie i przechowywanie akt spraw wytwarzanych i załatwianych bezpośrednio przez <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong>,</p> <ol> <li> bezpośrednia wsp&oacute;łpraca z <strong><em>Gł&oacute;wnym Księgowym</em></strong> wzakresie realizowanych przez niego zadań, wspieranie i pomoc w realizacji jego zadań,</li> <li> prowadzenie kancelarii dokument&oacute;w niejawnych,</li> <li> realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązk&oacute;w.</li> </ol> <p style="margin-left:18.0pt;"> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 27. Ochrona informacji niejawnych, sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego</strong>.</p> <p> Realizację zadań z zakresu obrony cywilnej, spraw obronnych i zarządzania kryzysowego regulują odrębne przepisy. Za prowadzenie spraw z zakresu obrony cywilnej, spraw obronnych i zarządzania kryzysowego odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych (dalej: <strong><em>Pełnomocnik</em></strong>). Do zadań Pełnomocnika należy w szczeg&oacute;lności:</p> <p> &nbsp;</p> <p> 1. W zakresie spraw obronnych, obrony cywilnej, reagowania w sytuacjach kryzysowych:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; wykonywanie, organizacja i koordynacja prac związanych z obronnością zgodnie z poleceniami władz zwierzchnich oraz wynikających z działalności i potrzeb <strong><em>Archiwum</em></strong>,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; opracowywanie, uzgadnianie i aktualizacja plan&oacute;w dokumentacji obronnej, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; magazynowanie, konserwacja i prowadzenie ewidencji sprzętu obrony cywilnej, będącego w posiadaniu <strong><em>Archiwum</em></strong>,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; planowanie, organizacja zespoł&oacute;w z zakresu obronności, obrony cywilnej w tym obsad stałego dyżuru, pierwszej pomocy (szczeg&oacute;lnie w zakresie zachowań i działania na wypadek klęsk żywiołowych i katastrof w czasie pokoju oraz wyższych stan&oacute;w gotowości obronnej państwa i wojny), zagrożeń np. napad, włamanie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; wsp&oacute;łdziałanie z właściwymi jednostkami i kom&oacute;rkami organizacyjnymi służb ochrony państwa, NDAP,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; załatwianie spraw związanych z wydawaniem zgody na brakowanie dokumentacji niejawnej w porozumieniu z kierownikiem właściwego oddziału,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; przygotowywanie i wykonywanie działań związanych z reagowaniem w sytuacjach zagrożeń;</p> <p> &nbsp;</p> <p> 2. W zakresie ochrony informacji niejawnych:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środk&oacute;w bezpieczeństwa,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w tym szacowanie ryzyka,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepis&oacute;w o ochronie tych informacji, w szczeg&oacute;lności okresowa, kontrola ewidencji, materiał&oacute;w i obiegu dokument&oacute;w,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; przekazywanie odpowiednio ABW do ewidencji danych os&oacute;b uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także os&oacute;b, kt&oacute;rym odm&oacute;wiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec kt&oacute;rych podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; opracowanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego i dozorowanie jego realizacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających i kontrolnych postępowań sprawdzających,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie aktualnego wykazu os&oacute;b zatrudnionych albo wykonujących czynności zlecone, kt&oacute;re posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz os&oacute;b, kt&oacute;rym odm&oacute;wiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto (wg danych zawartych w ustawie),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; prowadzenie rejestru os&oacute;b posiadających dostęp do informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> &nbsp;</p> <p> 3. Bieżące informowanie <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong> o stwierdzonych zagrożeniach wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń oraz przygotowywanie plan&oacute;w i sprawozdań w zakresie właściwości stanowiska.</p> <p> &nbsp;</p> <p> 4. Bieżące śledzenie zmian w przepisach z zakresu zadań <strong><em>Pełnomocnika</em></strong> oraz przedstawianie dyrektorowi propozycji w zakresie wprowadzania tych zmian do praktyki pracy w <strong><em>Archiwum</em></strong>.</p> <p> &nbsp;</p> <p> 5. Rejestracja spraw związanych z działalnością stanowiska w spisach spraw.</p> <p> &nbsp;</p> <p> 6. Przygotowywanie projekt&oacute;w plan&oacute;w i sprawozdań z ww. zakresu.</p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 28</strong>. <strong>Archiwum zakładowe</strong>.</p> <p> Za prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z instrukcją archiwalną odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony przez kierownika <strong><em>Oddziału</em></strong>.</p> <p align="center"> &nbsp;</p> <p align="center" style="margin-left:17.85pt;"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>Rozdział 4.</strong></span></p> <p align="center" style="margin-left:17.85pt;"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>Kontrola zarządcza &ndash; zasady og&oacute;lne</strong></span></p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 29</strong>. 1. Kontrolę zarządczą w <strong><em>Archiwum</em></strong> stanowi og&oacute;ł działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji cel&oacute;w i zadań w spos&oacute;b zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy oraz obejmuje ona formułowanie cel&oacute;w i zadań Archiwum a następnie monitorowanie i sprawdzanie ich realizacji.</p> <p> 2. Organizacja funkcjonowania kontroli zarządczej w <strong><em>Archiwum</em></strong> unormowana jest w odrębnych przepisach.</p> <p> &nbsp;</p> <p align="center" style="margin-left:17.85pt;"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>Rozdział 5.</strong></span></p> <p align="center" style="margin-left:17.85pt;"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>Og&oacute;lne zasady obiegu dokumentacji</strong></span></p> <p align="center" style="margin-left:17.85pt;"> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 30</strong>. 1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w <strong><em>Archiwum</em></strong> określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona zarządzeniem nr 18 Naczelnego Dyrektora Archiw&oacute;w Państwowych z 21 grudnia 2012 r. <em>w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiw&oacute;w zakładowych w archiwach państwowych</em>.</p> <p> 2. Zasady ochrony informacji niejawnych określają odrębne przepisy a za ich prowadzenie odpowiedzialny jest <strong><em>Pełnomocnik</em></strong>.</p> <p> <strong>&sect; 31</strong>. W Archiwum prowadzone są następujące rejestry:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <strong><em>Oddział</em></strong><u>:</u></p> <p style="margin-left:72.0pt;"> 1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <u>kierownik <strong><em>Oddziału</em></strong></u>: Rejestr os&oacute;b korzystających ze skarbca (zeszyt w skarbcu, zawierający dane: liczba porządkowa, data, imię i nazwisko, nazwa materiał&oacute;w archiwalnych, z kt&oacute;rych skorzystano, cel, podpis);</p> <p style="margin-left:72.0pt;"> 2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <u>stanowisko do spraw udostępniania, informacji oraz obsługi czytelni i biblioteki prowadzi</u>:</p> <p style="margin-left:108.0pt;"> a)Księgę wizyt pracowni naukowej archiwum państwowego (wydruk z bazy SUMA, aktualizowany i drukowany codziennie po zamknięciu pracowni);</p> <p style="margin-left:108.0pt;"> b)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Księgę ewidencyjna archiwali&oacute;w sprowadzonych do pracowni naukowej archiwum państwowego (wydruk z bazy SUMA, aktualizowany i drukowany codziennie po zamknięciu pracowni);</p> <p style="margin-left:108.0pt;"> c)Rejestr odwiedzin pracowni naukowej: zeszyt, w kt&oacute;rym odnotowywane są następujące dane: liczba porządkowa, data, imię i nazwisko odwiedzającego, wykaz wykorzystanej dokumentacji, podpis odwiedzającego. Rejestr powinien zawierać podsumowania danych dotyczących liczby odwiedzin sporządzany na zakończenie każdego miesiąca i kwartału),</p> <p style="margin-left:108.0pt;"> d)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Księgę ewidencyjną archiwali&oacute;w sprowadzonych do archiwum państwowego lub wypożyczonych instytucjom na terenie kraju;</p> <p style="margin-left:108.0pt;"> e)Rejestr materiał&oacute;w przeznaczonych do konserwacji lub reprografii</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> &nbsp;</p> <p style="margin-left:70.8pt;"> <u>3) stanowisko ds. obsługi magazynu i reprografii prowadzi:</u></p> <p style="margin-left:124.2pt;"> a)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Rejestr udostępniania i wypożyczania akt z archiwum zakładowego;</p> <p style="margin-left:124.2pt;"> b)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Rejestr temperatur i&nbsp;wilgotności powietrza w magazynach;</p> <p style="margin-left:124.2pt;"> c)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Rejestr materiał&oacute;w przeznaczonych do konserwacji lub reprografii</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> &nbsp;</p> <p style="margin-left:70.8pt;"> <u>4) stanowisko do spraw digitalizacji i technik komputerowych prowadzi:</u></p> <p style="margin-left:124.2pt;"> a)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Rejestr akt zdigitalizowanych;</p> <p style="margin-left:124.2pt;"> b)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Rejestr mikrofilm&oacute;w.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> &nbsp;</p> <p style="margin-left:79.8pt;"> 5)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <u>Stanowisko ds. narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:</u> 1) Rejestr wydanych zg&oacute;d na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej; 2) Wykaz państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych zobowiązanych do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego; 3) Ewidencja państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych nie tworzących materiał&oacute;w archiwalnych; 4) Rejestr um&oacute;w dotyczących przechowalnictwa;</p> <p style="margin-left:79.8pt;"> 6)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <u>Stanowisko ds. finansowo-księgowych:</u> 1) Rejestr zawieranych um&oacute;w; 2) Rejestr os&oacute;b zobowiązanych do składania oświadczeń majątkowych;</p> <p style="margin-left:79.8pt;"> 7)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <u>Stanowisko ds. administracyjno-gospodarczych:</u> 1) Rejestr upoważnień, pełnomocnictw; 2) Rejestr zawieranych um&oacute;w; 3) Rejestr os&oacute;b dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych; 4) Rejestr pieczęci i pieczątek; 5) Rejestr kontroli zewnętrznych;</p> <p style="margin-left:79.8pt;"> 8)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <u>Stanowisko ds. obsługi sekretariatu:</u> 1) Rejestr przesyłek wpływających; 2) Rejestr przesyłek wychodzących, 3) Rejestr Zarządzeń Dyrektora Archiwum; 4) Rejestr delegacji służbowych; 5) Rejestr skarg i wniosk&oacute;w; 6) Rejestr wniosk&oacute;w o dostęp do informacji publicznej; 7) Rejestr wydawanych bilet&oacute;w na przejazdy komunikacja miejską; 8) Rejestr kontroli wewnętrznych; 9) rejestr faktur; 10) ewidencja wyjść służbowych, 11) ewidencja wyjść prywatnych; 12) Ewidencja wydawanych kart i kluczy dostępu;</p> <p style="margin-left:79.8pt;"> 9)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <u>Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych:</u> Rejestr os&oacute;b dopuszczonych do dostępu do informacji niejawnych;</p> <p style="margin-left:79.8pt;"> 10)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Rejestr interwencji technicznych na stanowisku komputerowym &ndash; <u>wszystkie stanowiska pracy</u>.</p> <p> &nbsp;</p> <p align="center" style="margin-left:17.85pt;"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>Rozdział 6.</strong></span></p> <p align="center" style="margin-left:17.85pt;"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>&nbsp;Og&oacute;lne zasady planowania i sprawozdawczości</strong></span></p> <p align="center" style="margin-left:17.85pt;"> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 32</strong>. 1. Przy planowaniu prac i opracowywaniu sprawozdań z działalności należy opierać się na obowiązujących przepisach, zarządzeniach i wytycznych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiw&oacute;w Państwowych oraz unormowaniach zawartych w zarządzeniach, pismach <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong>.</p> <p> 2. <strong><em>Działalność Archiwum</em></strong> opiera się na planach pracy poszczeg&oacute;lnych <strong><em>Oddziału</em></strong> i samodzielnych stanowisk pracy, planach inwestycyjnych i remontowych, kt&oacute;rych og&oacute;lne podsumowanie znajduje swoje odzwierciedlenie w części sprawozdania <strong><em>Archiwum</em></strong>.</p> <p> 3. Planując działalność kom&oacute;rki organizacyjne winny wziąć pod uwagę zadania i cele wynikające z:</p> <p> 1) prowadzenia działań wynikających z ustawy, statutu i innych przepis&oacute;w prawa,</p> <p> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 2) kontynuacje zadań z lat wcześniejszych,</p> <p style="margin-left:35.4pt;"> 3) strategii archiw&oacute;w, priorytet&oacute;w w działalności <strong><em>Archiwum</em></strong> określanych przez Naczelnego Dyrektora Archiw&oacute;w Państwowych,</p> <p> 4) istotnych potrzeb użytkownik&oacute;w i <strong><em>Archiwum</em></strong>.</p> <p> 4. Planowanie działań i ich aktualizacja winno odbywać się z uwzględnieniem procesu tworzenia budżetu <strong><em>Archiwum</em></strong> (w tym zawierać określenie cel&oacute;w, miernik&oacute;w i koszt&oacute;w).</p> <p> 5. Kierownik <strong><em>Oddziału</em></strong> i pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy zobowiązani są do bieżącej kontroli realizacji zadań zawartych w planach a w przypadku zagrożeń, co do ich realizacji do informowania <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong>.</p> <p> 6. Szczeg&oacute;łowe zasady opracowania plan&oacute;w i sprawozdań określają odrębne przepisy.</p> <p align="center"> &nbsp;</p> <p align="center"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>Rozdział 7. </strong></span></p> <p align="center"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>Organy kolegialne</strong></span></p> <p style="margin-left:14.2pt;"> &nbsp;</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> <strong>&sect; 33</strong><strong>. </strong>W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 1) Kolegium <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong>,</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 2) Zesp&oacute;ł do spraw zakupu archiwali&oacute;w,</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 3) Komisja Metodyczna.</p> <p align="center" style="margin-left:14.2pt;"> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 34</strong><strong>. Dyrektor Archiwum może powoływać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw.</strong></p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 35</strong><strong>. W </strong><strong><em>Archiwum</em></strong><strong>działa Komisja Socjalna, kt&oacute;rej zasady funkcjonowania określają odrębne przepisy.</strong></p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 36</strong><strong>. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji działająca w Archiwum Państwowym w Szczecinie pełni funkcję organu opiniodawczo-doradczego </strong><strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong><strong>w zakresie spraw dotyczących oceny wartości archiwalnej dokumentacji. Do Komisji tej </strong><strong><em>Dyrektor Archiwum</em></strong><strong>wyznacza swoich przedstawicieli w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Państwowego w Szczecinie.</strong></p> <p> &nbsp;</p> <p> <strong>&sect; 37</strong><strong>. </strong>Składy osobowe organ&oacute;w kolegialnych wymienionych w &sect; 33 oraz regulaminy działania ustalane są przez <strong><em>Dyrektora Archiwum</em></strong> na podstawie odrębnych przepis&oacute;w.</p> <p align="center"> &nbsp;</p> <p align="center"> &nbsp;</p> <p align="center"> &nbsp;</p> <p align="center"> &nbsp;</p> <p align="center"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>Rozdział 8.</strong></span></p> <p align="center"> <span style="font-size:1.125em;"><strong>Przepisy końcowe</strong></span></p> <p align="center"> &nbsp;</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> <strong>&sect; 38</strong><strong>. </strong>Zmiany w niniejszym regulaminie mogą być dokonane w trybie jego nadania.</p> <p align="center"> &nbsp;</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> <strong>&sect; 39</strong><strong>. </strong>Niniejszy Regulamin wchodzi w życie od 1 grudna 2018 r.</p> <p> &nbsp;</p> <p> &nbsp;</p> ' na ' <p><b>Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim</b></p> '

Pole _active wypełniono wartością 'true'

Podgląd
Zamknij
PolePrzedPo
full

Regulamin organizacyjny

Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim

 

Rozdział 1

Przepisy wstępne

 

§ 1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim należą sprawy określone w:

  1. ustawie z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej Ustawą (tekst jednolity: Dz. U. 2018 poz. 217 z póź. zm.),
  2. rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 listopada 2005 r. w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim (Dz. U. 2005 nr 239 poz. 2016);
  3. statucie nadanym decyzją nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 7 maja 2013 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Gorzowie Wielkopolskim, zwanym dalej Statutem;
  4. innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.

 

§ 2. Ilekroć w Regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, jest mowa o:

1.      Archiwum – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Gorzowie Wielkopolskim;

2.      Dyrektorze Archiwum – należy przez to rozumieć Dyrektora Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim;

3.      komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 8 niniejszego Regulaminu;

4.      Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

5.      Statucie – należy przez to rozumieć Statut Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim.

 

§ 3. Regulamin określa:

  1. strukturę organizacyjną Archiwum;
  2. ogólne zasady pracy Archiwum;
  3. zakresy działania, tryb pracy i kompetencje: dyrektora, głównego księgowego i pracowników Archiwum.

 

Rozdział 2

Przepisy ogólne

 

§ 4. Dyrektor Archiwum kieruje działalnością Archiwum, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym, kierownicy komórek organizacyjnych.

§ 5. Szczegółowy zakres działania i kompetencje Dyrektora Archiwum określa §13 i §14 Statutu Archiwum.

§ 6. Do zadań Dyrektora Archiwum należy w szczególności:

1.      reprezentowanie Archiwum wobec władz oraz urzędów administracji rządowej i samorządowej, sądów, instytucji, osób prawnych i osób fizycznych, bądź innych jednostek organizacyjnych;

  1. organizowanie i koordynowanie prac Archiwum, w tym zatwierdzenie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum;
  2. inicjowanie zmian organizacyjnych i wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych Archiwum;
  3. wydawanie zarządzeń wewnętrznych, regulaminów i instrukcji;
  4. wykonywanie zadań przewidzianych w ustawie o służbie cywilnej dla dyrektora generalnego urzędu;
  5. kierowanie sprawami związanymi z obsadą personalną, zatrudnianie i zwalnianie pracowników;
  6. czuwanie nad podnoszeniem kwalifikacji naukowych i zawodowych pracowników;
  7. nadzorowanie działalności komórki organizacyjnej i samodzielnych stanowisk pracy;
  8. przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów rzeczowych i finansowych oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji;
  9. składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych;
  10. dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących Archiwum;

12.  decydowanie w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend podmiotom krajowym, zagranicznym lub międzynarodowym;

  1. organizowanie mikrofilmowania lub reprografowania na innym nośniku materiałów archiwalnych w celu zabezpieczenia zasobu;
  2. ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, zgodnie z właściwością terytorialną Archiwum;
  3. wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
  4. nadzorowanie wykonywania kontroli archiwów zakładowych przez Archiwum;
  5. wydawanie decyzji w toku postępowania administracyjnego;
  6. współdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie Archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa;
  7. zapewnienie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, zasad bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych;
  8. udzielanie pełnomocnictw;
  9. wykonywanie innych zadań i poleceń służbowych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych;
  10. informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych;
  11. wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum.

 

§ 7. Pracownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed Dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.

 

§ 8. W skład Archiwum wchodzą wymienione poniżej komórki organizacyjne i stanowiska pracy:

1.      Oddział Gromadzenia, Ewidencji, Opracowania, Zabezpieczania, Informacji, Udostępniania i Edukacji (dalej: Oddział). Oddział obsługuje magazyny archiwalne, czytelnię akt i bibliotekę.W skład Oddziału wchodzą:

1)      sekcja opracowania zasobu, w jej skład wchodzą:

– stanowiska ds. opracowania zasobu,

2)      sekcja zabezpieczania zasobu, w jej skład wchodzą:

– stanowisko do spraw profilaktyki i konserwacji,

– stanowisko do spraw digitalizacji i technik komputerowych;

3)      sekcja udostępniania i informacji:

– stanowisko do spraw udostępniania, informacji oraz obsługi czytelni akt i biblioteki,

– stanowisko ds. kwerend,

– stanowisko ds. obsługi magazynu i reprografii,

2.              Stanowisko do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,

3.              Stanowisko do spraw finansowo-księgowych – Główny Księgowy,

4.              Stanowisko do spraw administracyjno-gospodarczych,

5.              Stanowisko do spraw obsługi sekretariatu.

 

§ 9. W razie uzasadnionej potrzeby Dyrektor Archiwum może powołać w ramach Oddziału sekcje, pracownie lub stanowiska pracy.

 

§ 10. Terytorialny zasięg działania Archiwumobejmuje:

  1. na terenie województwa lubuskiego: miasto na prawach powiatu Gorzów Wielkopolski, powiaty: gorzowski, międzyrzecki i strzelecko-drezdenecki, w powiecie słubickim gminy: Górzyca, Ośno Lubuskie, Rzepin i Słubice, w powiecie sulęcińskim gminy: Lubniewice, Krzeszyce, Słońsk i Sulęcin;
  2. na terenie województwa wielkopolskiego: w powiecie międzychodzkim gminę Międzychód,w powiecie nowotomyskim gminę Miedzichowo.

 

§ 11. Dyrektor Archiwum kieruje pracą:

  1. Kierownika Oddziału,
  2. Stanowiska do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,
  3. Stanowiska do spraw finansowo-księgowych,
  4. Stanowiska do spraw administracyjno-gospodarczych,
  5. Stanowiskado spraw obsługi sekretariatu.

 

§ 12. Pracą Oddziału kieruje bezpośrednio jego kierownik.

 

§ 13. Zakresy czynności pracowników ustala Dyrektor Archiwum.

 

§ 14. Odrębnymi zarządzeniami Dyrektor Archiwum powierza wskazanym pracownikom Archiwum funkcje przewidziane przepisami prawa lub wynikające z bieżących potrzeb Archiwum.

 

§ 15. Komórki organizacyjne Archiwum realizują zadania wynikające z ustaw, aktów wykonawczych do ustaw, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:

  1. kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową, wydawniczą i edukacyjną;
  2. prowadzą sprawy w zakresie gromadzenia, przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, zlikwidowanych przedsiębiorców i pracodawców – polegające na przechowywaniu, kopiowaniu, konserwacji i udostępnianiu tej dokumentacji;
  3. zbierają i udzielają informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum;
  4. rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy;
  5. przygotowują opinie, wnioski i informacje dla Dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji;
  6. wykonują decyzje wydane przez Dyrektora Archiwum,
  7. przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez Dyrektora Archiwum.

 

§ 16. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie Oddziału i samodzielnych stanowisk, Dyrektor Archiwum wyznacza jednostkę koordynującą.

 

§ 17. Oddział i samodzielne stanowiska mają obowiązek udzielania sobie niezbędnych do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.

 

§ 18. KierownikOddziałukieruje i odpowiada za całokształt jego działalności, a w szczególności:

  1. organizuje pracę Oddziału i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań;
  2. opracowuje projekty planów i sprawozdania z działalności;
  3. przedkłada Dyrektorowi Archiwum projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania Oddziału;
  4. inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanego Oddziału;
  5. sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością Oddziału, kontroluje prawidłowe wykonanie jego zadań, przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych;
  6. występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania, nagradzania i odznaczania pracowników oraz ich karania;
  7. informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,

8.      organizuje współpracę merytoryczną z samodzielnymi stanowiskami,

9.      prowadzi ewidencję zbiorczą zasobu Archiwum w postaci: księgi nabytków, księgi ubytków i księgi przesunięć międzyzespołowych, spisu zespołów, kartoteki zasobu (prowadzone w systemie ZOSIA) oraz inwentarzy skarbowych;

10.  prowadzi teczki zespołów;

11.  prowadzi ewidencję archiwaliów szczególnie cennych przechowywanych w wydzielonym magazynie (skarbcu) i odpowiada za ich stan fizyczny i kompletność;

  1. przygotowuje informacje o materiałach archiwalnych i współpracuje w tym zakresie z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych;
  2. współpracuje z jednostkami nadzorowanymi w zakresie przejmowania materiałów archiwalnych: sprawdzenie przygotowania ewidencji oraz stanu fizycznego i stanu uporządkowania akt przed ich przejęciem do zasobu;
  3. organizuje zebrania, konferencja i sesje naukowe;
  4. prowadzi działalność edukacyjną i popularyzatorską (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, przyjmowanie wycieczek dzieci i młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych);
  5. współpracuje z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami regionalnymi i in.;
  6. prowadzi działalność informacyjną we współpracy ze środkami masowego przekazu;
  7. inicjuje i współuczestniczy w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum,
  8. wdraża nowe metody i techniki gromadzenia i przetwarzania informacji;
  9. sprawuje nadzór nad sprzętem komputerowym i oprogramowaniem w Archiwum;
  10. organizuje szkolenie pracowników w zakresie obsługi komputerów i oprogramowania;
  11. odpowiada za zarządzanie bazami danych, wykonywanie, przechowywanie i nadzór nad kopiami bezpieczeństwa;
  12. odpowiada za zarządzanie siecią komputerową, zabezpieczanie systemów informatycznych przed dostępem osób nieuprawnionych;
  13. odpowiada za obsługę usług internetowych oraz współudział w technicznej obsłudze strony internetowej;
  14. sprawuje kontrolę nad używanym w Archiwum oprogramowaniem;
  15. nadzoruje administrowanie serwerem i pocztą elektroniczną Archiwum;
  16. koordynuje i uczestniczy przy tworzeniu procedur dotyczących digitalizacji;
  17. odpowiada za realizację polityki bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych w postaci elektronicznej;
  18. w porozumieniu ze stanowiskiem do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania ustala termin przejmowania akt z archiwów zakładowych oraz odpowiada za ich terminowe i zgodne z przepisami przejęcie i włączenie do ewidencji zasobu Archiwum,
  19. współdziała z właściwymi stanowiskiem organizacyjnymi w zakresie przejmowania do zasobu archiwum dokumentów elektronicznych i ewidencji w postaci elektronicznej;
  20. realizuje inne zadania określone w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

§ 19. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych Dyrektorowi Archiwum do podpisu, są konsultowane przy użyciu narzędzi informatycznych.

 

§ 20. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: Dyrektor Archiwum i Główny Księgowy lub ustanowieni przez Dyrektora Archiwum pełnomocnicy.

 

§ 21. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:

  1. wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz Dyrektora Archiwum;
  2. przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania;

3.      wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonywania zadań Archiwum;

  1. podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków;

5.      przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad BHP i przepisów o ochronie przeciwpożarowej;

  1. przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych istotnych dla załatwienia sprawy;
  2. przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych;
  3. dbałości o mienie Archiwum, zachowanie porządku i estetyki w miejscu pracy.
 
 
 
 

Rozdział 3

Przepisy szczegółowe

 

§ 22. Do zakresu działania Oddziału należy:

 

  1. Stanowiska do spraw opracowania zasobu:

1)      przejmowanie materiałów archiwalnych do zasobu Archiwum i ich wstępna inwentaryzacja;

2)      prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi;

3)      opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych wyższego rzędu;

4)      zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych;

5)      prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych;

6)      przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi;

7)      uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych;

8)      współuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych;

9)      opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;

10)  współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczenia zasobu w magazynach archiwalnych;

11)  przedkładanie komisji metodycznej Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych;

12)  wykonywanie kwerend i przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji z przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych;

13)  bezpośrednia współpraca z pracownikiem zatrudnionym na stanowisku do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania zakresie realizowanych przez niego zadań, w szczególności: opiniowania wniosków w sprawie wydania zgody na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

14)  realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

  1. Stanowisko do spraw profilaktyki i konserwacji:

1)      organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych i współpraca w tym zakresie z właściwą komórką organizacyjną Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych;

2)      badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych;

3)      opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;

4)      nadzorowanie zabezpieczania materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych;

5)      dostarczanie i odnoszenie akt z magazynów do czytelni akt;

6)      zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt;

7)      współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych;

8)      realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

  1. Stanowisko do spraw digitalizacji i technik komputerowych:

1)      digitalizacja zabezpieczająca zasobu oraz realizacja zamówień użytkowników w tym zakresie;

2)      prowadzenie rejestrów: 1) Rejestr wykonanych kopii i skanów, zgodnie zobowiązującymi przepisami; 2) (Ewidencję (rejestr) mikrofilmów, 3) Rejestr zamówień reprograficznych.

3)      projektowanie i aktualizowanie strony internetowej Archiwum,

4)      prowadzenie strony Archiwum w Biuletynie Informacji Publicznej,

5)      instalowanie i aktualizowanie oprogramowania komputerowego oraz przechowywanie dokumentacji w tym zakresie,

6)      zabezpieczanie danych zgromadzonych w systemach i sieciach komputerowych,

7)      opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do digitalizacji, mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;

8)      współuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych;

9)      realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

  1. Stanowisko do spraw udostępniania, informacji oraz obsługi czytelni i biblioteki należy:

1)      udostępnianie akt w czytelni akt, zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2)      prowadzenie dokumentacji elektronicznej i papierowej, w tym rejestrów, związanych z udostępnianiem akt oraz zamówieniami ich kopii, w tym:

a) Księga wizyt czytelni archiwum państwowego (wydruk z bazy SUMA, aktualizowany i drukowany codziennie po zamknięciu pracowni);

b) Księga ewidencyjna archiwaliów sprowadzonych do pracowni naukowej archiwum państwowego (wydruk z bazy SUMA, aktualizowany i drukowany codziennie po zamknięciu pracowni);

c) Rejestr odwiedzin pracowni naukowej: zeszyt, w którym odnotowywane są następujące dane: liczba porządkowa, data, imię i nazwisko odwiedzającego, wykaz wykorzystanej dokumentacji. Rejestr powinien zawierać podsumowania danych dotyczących liczby odwiedzin sporządzany na zakończenie każdego miesiąca i kwartału);

d) Księga ewidencyjna archiwaliów sprowadzonych do archiwum państwowego lub wypożyczonych instytucjom na terenie kraju;

e) prowadzenie Rejestru materiałów przeznaczonych do konserwacji;

3)      udzielanie użytkownikom podstawowych informacji w zakresie działalności archiwum, realizowanych przez nie zadań oraz posiadanych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

4)      wypożyczanie na zewnątrz Archiwum oraz sprowadzanie z innych archiwów kopii materiałów archiwalnych;

5)      dostarczanie akt do czytelni oraz ich odnoszenie do magazynów Archiwum;

6)      realizacja kwerend, a w ramach tego przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji z przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych;

7)      realizacja zamówień czytelników na kopie;

8)      opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do digitalizacji, mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;

9)      inwentaryzowanie i udostępnianie zbiorów bibliotecznych;

10)  realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

  1. Stanowisko do spraw kwerend:

1)      realizacja kwerend, a w ramach tego przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji z przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych;

2)      prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi;

3)      opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu;

4)      przejmowanie materiałów archiwalnych do zasobu Archiwum i ich wstępna inwentaryzacja;

5)      opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji;

6)      współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczenia zasobu w magazynach archiwalnych;

7)      zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych;

8)      realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

  1. Stanowisko do spraw obsługi magazynu i reprografii:

1)      techniczny nadzór nad zabezpieczeniem i kompletnością zasobu,

2)      współdziałanie z innymi stanowiskami w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczenia zasobu w magazynach archiwalnych,

3)      dostarczanie akt do czytelni oraz ich odnoszenie do magazynów Archiwum,

4)      realizacja zamówień na kserokopie,

5)      opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do digitalizacji, mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,

6)      udostępnianie zbiorów bibliotecznych,

7)      inwentaryzacja wstępna akt przejmowanych do zasobu Archiwum,

8)      Prowadzenie: 1) Rejestr udostępniania i wypożyczania akt z archiwum zakładowego, 2) Rejestru temperatur i wilgotności powietrza w magazynach, 3) Rejestr ruchu magazynowego akt.

9)      współuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,

10)  realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

§ 23. Stanowisko do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:

1.      przygotowywanie aktów ustalenia państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych jako jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne;

2.      prowadzenie i przechowywanie: 1) Rejestru wydanych zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej; 2) Wykazu państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych zobowiązanych do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego; 3) Ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych nie tworzących materiałów archiwalnych; 4) Rejestru umów dotyczących przechowalnictwa,

3.      dokumentowanie prowadzonych czynności w systemie NiKA;

4.      gromadzenie i przechowywanie spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego, gromadzonych w jednostkach organizacyjnych będących wytwórcami materiałów archiwalnych;

5.      prowadzenie dokumentacji jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne;

6.      inicjowanie opracowania, opiniowanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych przesyłanych uzgodnienia albo mających być wprowadzonymi w porozumieniu z Archiwum,

7.      przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych, według zatwierdzonego przez Dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania;

8.      nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, wykonywanie ekspertyz archiwalnych i opiniowanie wniosków dotyczących zgód na brakowanie;

9.      nadzór nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz współdziałanie z Kierownikiem Oddziału w zakresie terminu i poprawności ich przejęcia do zasobu Archiwum;

10.  przygotowywanie projektów umów o użyczeniu (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia;

11.  szkolenie personelu archiwów zakładowych;

12.  instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego;

13.  prowadzenie spraw w zakresie pozyskiwania, przechowywania i udostępniania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania;

  1. realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków;

15.  przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych.

 
 

§ 24. Stanowisko do spraw administracyjno-gospodarczych:

Do Stanowiska do spraw administracyjno-gospodarczych należy załatwianie spraw administracyjno-gospodarczych, z zakresu inwestycji, remontów, zaopatrzenia, obsługi transportowej a w szczególności:

1. W zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:

1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z: administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowania budynku i pomieszczeń; zabezpieczeniem przed pożarem, włamaniem, zagrożeniami; ochroną i dozorem obiektów, zasobów archiwalnych;

2) utrzymywanie porządku, czystości pomieszczeń i użytkowanych budynków;

3) utrzymanie w sprawności instalacji wodno-kanalizacyjnej, gazowej, elektrycznej, centralnego ogrzewania, telefonicznej, ppoż., antywłamaniowej, teleinformatycznej, odgromowej, dozorowej;

4) organizowanie i dokonywanie przeglądów technicznych budynków, instalacji zgodnie z prawem budowlanym, prowadzenie i nadzorowanie prowadzenia książek budynków;

5) rejestrowanie spraw związanych z działalnością działu w spisach spraw;

6) prowadzenia rejestru umów usług i dostaw, robót budowlanych;

7) administrowanie i prowadzenie spraw lokalowych;

8) sprawdzanie dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, w tym zgodności z prawem zamówień publicznych;

9) udział w pracach komisji inwentaryzacji środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wyposażenia nisko cennego (wspólnie z Głównym Księgowym);

10) sporządzanie planów, sprawozdań dotyczących prowadzonej działalności oraz udział w tworzeniu planów i sprawozdań Archiwum,

11) prowadzenie spraw socjalnych, do których należy w szczególności:

a) obsługa uroczystości,

b) inicjowanie zmian, opracowywanie projektów regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;

12) udział w przygotowaniu przetargów w zakresie usług i dostaw;

13) prowadzenie ewidencji wzorów odcisków pieczęci;

14) dokonywanie zakupów towarów i usług, robót budowlanych na rzecz Archiwum zgodnie z obowiązującymi procedurami;

15) prowadzenie ewidencji wydatków;

16) prowadzenie podręcznego magazynu materiałów biurowych, czystościowych oraz wyposażenia osobistego i odzieży ochronnej;

2. W zakresie zaopatrzenia i obsługi transportowej:

1) wyposażenie budynków i pomieszczeń w określone przepisami ilości i rodzaje sprzętu i urządzeń;

2) dokonywanie zakupów materiałów i przedmiotów, materiałów biurowych itp. dla potrzeb komórek organizacyjnych;

3) organizowanie przewożenia zakupionego sprzętu, wyposażenia oraz transportu materiałów archiwalnych;

4) obsługa telekomunikacyjna;

3. W zakresie spraw remontowo-budowlanych:

1) współdziałanie z osobami odpowiedzialnymi za sprawy dotyczące informacji niejawnych, obronnych, bhp, ppoż. w zakresie ich przestrzegania i realizacji;

2) przygotowywanie projektów, kosztorysów, umów planowanych robót budowlanych, remontów i odbiór prac;

3) udział w przygotowaniu przetargów dotyczących robót budowlanych;

4) udział w pracach komisji zajmujących się problematyką budowlaną;

5) organizowanie nadzoru inwestorskiego, autorskiego nad realizowanymi remontami i inwestycjami;

6) ocena przygotowywanej dokumentacji technicznej, jej uzgadnianie, opiniowanie, uzyskiwanie zgód i pozwoleń;

7) koordynacja, organizacja oraz czuwanie nad prawidłowym przebiegiem robót przy remontach i inwestycjach oraz ich rozliczanie;

8) przygotowywanie planów remontów, inwestycji;

4. W zakresie spraw kadrowych:

1)      realizowanie zadań w zakresie kadr i rozwoju zawodowego;

2)      dokonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy
z pracownikami oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy;

3)      prowadzenie spraw związanych z wykorzystywaniem urlopów oraz ewidencją czasu pracy i obecności pracowników;

4)      przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do uzyskania świadczeń emerytalnych
i rentowych;

5)      realizacja zadań związanych z uzyskaniem mianowania przez pracowników służby cywilnej – weryfikacja składanych zgłoszeń, potwierdzanie danych;

6)      sporządzanie sprawozdań z zakresu statystyki i służby cywilnej oraz sprawozdań
w zakresie zatrudniania, szkoleń, czasu pracy, kadr, struktury zatrudnienia;

7)      ustalenie prawa do nagród jubileuszowych, odpraw, dodatków stażowych, prowadzenie dokumentacji związanej z wynagradzaniem i awansowaniem pracowników;

8)      prowadzenie kontroli dyscypliny pracy, posiadania aktualnych badań lekarskich przez pracowników, szkoleń bhp;

9)      prowadzenie akt osobowych pracowników, wystawianie świadectw pracy, zaświadczeń oraz duplikatów świadectw pracy;

10)  prowadzenie spraw związanych z odpowiedzialnością służbową i dyscyplinarną pracowników;

11)  prowadzenie spraw związanych z ocenami okresowymi członków korpusu służby cywilnej, w tym analiza wniosków dotyczących indywidualnych programów rozwoju zawodowego;

12)  organizowanie i prowadzenie naboru kandydatów do pracy w Archiwum w tym korpusu służby cywilnej;

13)  planowanie, organizowanie i nadzorowanie szkoleń powszechnych, specjalistycznych i szkoleń w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego członków korpusu służby cywilnej oraz dokształcania pracowników;

14)  organizowanie i prowadzenie spraw związanych z odbywaniem służby przygotowawczej;

15)  opracowywanie procedur w zakresie spraw związanych z programem zarządzania zasobami ludzkimi;

16)  prowadzenie spraw związanych z medycyną pracy;

17)  prowadzenie ewidencji osób posiadających upoważnienie do przetwarzania danych osobowych;

5. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:

1)      prowadzenie kontroli warunków pracy w Archiwum oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

2)      sporządzanie przedstawianie dyrektorowi rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,

3)      prowadzenie rejestrów, przechowywanie dokumentacji wypadkowej,

4)      ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,

5)      udzielanie instruktaży, szkolenia wstępnego dla nowozatrudnionych pracowników, stażystów, praktykantów, wolontariuszy oraz organizacja szkoleń,

6)      opracowywanie ocen ryzyka zawodowego, projektów normatywów wewnętrznych z zakresie bhp.

 

6. współdziałanie z Głównym Księgowym w sprawie ustalania indywidualnych wynagrodzeń i nagród pracowników Archiwum oraz w zakresie gospodarowania etatami
i środkami na wynagrodzenia, w tym występowanie do Dyrektora Archiwum z wnioskami o premie miesięczne dla pracowników obsługi zatrudnionych w zakresie zarządzania budynkiem;

7. wydawanie legitymacji pracowniczych,

8. załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń, organizowanie uroczystości związanych z ich wręczaniem,

9. prowadzenie spraw związanych ze służbą cywilną i jej zadaniami,

10 rejestrowanie spraw związanych z działalnością działu w spisach spraw.

 

oraz:

1)      organizacja uroczystości,

2)      współdziałanie z Dyrektorem Archiwum w zakresie powierzonych zadań,

3)      realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków,

4)      prowadzenie rejestrów: 1) Rejestr upoważnień, pełnomocnictw; 2) Rejestr zawieranych umów; 3) Rejestr osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych; 4) Rejestr pieczęci i pieczątek; 5) Rejestr kontroli zewnętrznych.

 

§ 25. Stanowisko do spraw finansowo-księgowych:

  1. prowadzenie gospodarki finansowej i materiałowej wg zasad określonych w ustawie
    o finansach publicznych, ustawie o rachunkowości i wydanych na ich podstawach rozporządzeń wykonawczych;
  2. opracowywanie projektu budżetu Archiwum w roku poprzedzającym rok budżetowy oraz sprawozdawczości budżetowej, opracowywanie planu funduszu świadczeń socjalnych oraz informacji o jego wykorzystaniu;
  3. sporządzanie rocznego sprawozdania Archiwum dotyczącego funduszy pozabudżetowych oraz ewidencji księgowej środków pozabudżetowych;
  4. przygotowywanie okresowych sprawozdań budżetowych oraz sprawozdawczości dla GUS, ZUS;
  5. współdziałanie w sprawie ustalania nagród jubileuszowych i odpraw pracowników;
  6. prowadzenie i ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych, sporządzanie list wypłat, oraz sporządzanie sprawozdań, informacji, deklaracji wynikających z odrębnych przepisów;
  7. dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności wynikających z odrębnych przepisów i zawartych umów;
  8. naliczanie i dokonywanie wypłat wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, zlecenia i o dzieło;
  9. naliczanie i dokonywanie wypłat świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego;
  10. naliczanie pochodnych od wypłaconych wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę, zlecenia oraz dokonywania rozliczeń ich z ZUS, funduszem pracy, PFRON w oparciu o sporządzane deklaracje;
  11. dokonywanie rozliczeń z urzędami skarbowymi naliczonych i pobranych zaliczek podatku dochodowego;
  12. ochrona wartości pieniężnych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  13. ewidencjonowanie dokumentów finansowych, kontrola formalno-rachunkowa dokumentów finansowych, prowadzenia rozliczeń z dostawcami i odbiorcami;
  14. prowadzenie ewidencji księgowej dochodów budżetowych, dochodów własnych i wydatków budżetowych oraz ich zaangażowania;
  15. prowadzenie operacji bankowych;
  16. wystawianie rachunków i pobieranie należności za usługi archiwalne świadczone dla użytkowników wg cennika usług archiwalnych;
  17. udział w pracach komisji inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych,
  18. prowadzenie rejestru umów-zleceń, o dzieło, honorariów;
  19. monitorowanie wydatków Archiwum;
  20. opracowywanie sprawozdań finansowych z remontów, inwestycji;
  21. przygotowywanie projektów wystąpień w sprawie zmian w budżecie, obsługa budżetu w systemie TREZOR;
  22. współpraca z organami administracji w zakresie przepływu środków finansowych;
  23. współpraca z Narodowym Bankiem Polskim i innymi bankami w zakresie obsługi rachunków bankowych;
  24. prowadzenie ewidencji analitycznej i syntetycznej;
  25. prowadzenie bieżącej analizy stanu środków na rachunkach;
  26. przekazywanie zrealizowanych dochodów budżetowych na rachunek budżetu państwa,
  27. dokonywanie wstępnej kontroli pod względem kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych i gospodarczych;
  28. dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
  29. nadzór nad obrotem walorami pieniężnymi i ich ochrona;
  30. rozliczanie krajowych i zagranicznych kosztów podróży służbowych pracowników;
  31. rozliczanie inwentaryzacji;
  32. sporządzanie sprawozdań budżetowych i statystycznych z zakresu wykorzystania środków na wynagrodzenia;
  33. współdziałanie w sprawie ustalania indywidualnych wynagrodzeń i nagród pracowników, w zakresie realizacji zasad polityki płacowej i zasad wynagradzania Archiwum oraz w zakresie gospodarowania środkami na wynagrodzenia;
  34. prowadzenie, dystrybucja rozliczanie druków ścisłego zarachowania;
  35. rejestracja spraw związanych z działalnością działu w spisach spraw;
  36. obsługa środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
  37. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych pracowników i członków ich rodzin, zgłaszanie zmian danych osób ubezpieczonych oraz wyrejestrowywanie z ubezpieczeń społecznych pracowników i ich rodzin;
  38. wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów prawnych dotyczących praw i obowiązków głównych księgowych oraz zadań zleconych przez Dyrektora Archiwum.

 

§ 26. Stanowisko do spraw obsługi sekretariatu:

1.      obsługa kancelaryjna Archiwum, a w szczególności przyjmowanie korespondencji, przedstawianie jej Dyrektorowi Archiwum lub upoważnionej przez niego osobie do dekretacji, przekazywanie korespondencji poszczególnym komórkom organizacyjnym i samodzielnym stanowiskom pracy do załatwienia, jej późniejsze przygotowanie do ekspedycji i wysyłka;

2.      prowadzenie rejestrów: 1) Rejestr przesyłek wpływających; 2) Rejestr przesyłek wychodzących, 3) Rejestr zarządzeń Dyrektora Archiwum; 4) Rejestr delegacji służbowych; 5) Rejestr skarg i wniosków; 6) Rejestr wniosków o dostęp do informacji publicznej; 7) Rejestr wydawanych biletów na przejazdy komunikacja miejską; 8) Rejestr kontroli wewnętrznych; 9) rejestr faktur; 10) ewidencja wyjść służbowych, 11) ewidencja wyjść prywatnych; 12) Ewidencja wydawanych kart i kluczy dostępu,

3.      obsługa centrali telefonicznej,

4.      obsługa uroczystości i gości,

5.      załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,

6.      rejestrowanie, prowadzenie i przechowywanie akt spraw wytwarzanych i załatwianych bezpośrednio przez Dyrektora Archiwum,

  1. bezpośrednia współpraca z Głównym Księgowym wzakresie realizowanych przez niego zadań, wspieranie i pomoc w realizacji jego zadań,
  2. prowadzenie kancelarii dokumentów niejawnych,
  3. realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.

 

§ 27. Ochrona informacji niejawnych, sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

Realizację zadań z zakresu obrony cywilnej, spraw obronnych i zarządzania kryzysowego regulują odrębne przepisy. Za prowadzenie spraw z zakresu obrony cywilnej, spraw obronnych i zarządzania kryzysowego odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych (dalej: Pełnomocnik). Do zadań Pełnomocnika należy w szczególności:

 

1. W zakresie spraw obronnych, obrony cywilnej, reagowania w sytuacjach kryzysowych:

1)      wykonywanie, organizacja i koordynacja prac związanych z obronnością zgodnie z poleceniami władz zwierzchnich oraz wynikających z działalności i potrzeb Archiwum,

2)      opracowywanie, uzgadnianie i aktualizacja planów dokumentacji obronnej, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego

3)      magazynowanie, konserwacja i prowadzenie ewidencji sprzętu obrony cywilnej, będącego w posiadaniu Archiwum,

4)      planowanie, organizacja zespołów z zakresu obronności, obrony cywilnej w tym obsad stałego dyżuru, pierwszej pomocy (szczególnie w zakresie zachowań i działania na wypadek klęsk żywiołowych i katastrof w czasie pokoju oraz wyższych stanów gotowości obronnej państwa i wojny), zagrożeń np. napad, włamanie,

5)      współdziałanie z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa, NDAP,

6)      załatwianie spraw związanych z wydawaniem zgody na brakowanie dokumentacji niejawnej w porozumieniu z kierownikiem właściwego oddziału,

7)      przygotowywanie i wykonywanie działań związanych z reagowaniem w sytuacjach zagrożeń;

 

2. W zakresie ochrony informacji niejawnych:

1)      zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa,

2)      zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w tym szacowanie ryzyka,

3)      kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa, kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,

4)      przekazywanie odpowiednio ABW do ewidencji danych osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa,

5)      opracowanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego i dozorowanie jego realizacji,

6)      prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych,

7)      prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających i kontrolnych postępowań sprawdzających,

8)      prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto (wg danych zawartych w ustawie),

9)      prowadzenie rejestru osób posiadających dostęp do informacji niejawnych.

 

3. Bieżące informowanie Dyrektora Archiwum o stwierdzonych zagrożeniach wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń oraz przygotowywanie planów i sprawozdań w zakresie właściwości stanowiska.

 

4. Bieżące śledzenie zmian w przepisach z zakresu zadań Pełnomocnika oraz przedstawianie dyrektorowi propozycji w zakresie wprowadzania tych zmian do praktyki pracy w Archiwum.

 

5. Rejestracja spraw związanych z działalnością stanowiska w spisach spraw.

 

6. Przygotowywanie projektów planów i sprawozdań z ww. zakresu.

 

§ 28. Archiwum zakładowe.

Za prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z instrukcją archiwalną odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony przez kierownika Oddziału.

 

Rozdział 4.

Kontrola zarządcza – zasady ogólne

 

§ 29. 1. Kontrolę zarządczą w Archiwum stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy oraz obejmuje ona formułowanie celów i zadań Archiwum a następnie monitorowanie i sprawdzanie ich realizacji.

2. Organizacja funkcjonowania kontroli zarządczej w Archiwum unormowana jest w odrębnych przepisach.

 

Rozdział 5.

Ogólne zasady obiegu dokumentacji

 

§ 30. 1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona zarządzeniem nr 18 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 21 grudnia 2012 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych.

2. Zasady ochrony informacji niejawnych określają odrębne przepisy a za ich prowadzenie odpowiedzialny jest Pełnomocnik.

§ 31. W Archiwum prowadzone są następujące rejestry:

1)      Oddział:

1)      kierownik Oddziału: Rejestr osób korzystających ze skarbca (zeszyt w skarbcu, zawierający dane: liczba porządkowa, data, imię i nazwisko, nazwa materiałów archiwalnych, z których skorzystano, cel, podpis);

2)      stanowisko do spraw udostępniania, informacji oraz obsługi czytelni i biblioteki prowadzi:

a)Księgę wizyt pracowni naukowej archiwum państwowego (wydruk z bazy SUMA, aktualizowany i drukowany codziennie po zamknięciu pracowni);

b)                      Księgę ewidencyjna archiwaliów sprowadzonych do pracowni naukowej archiwum państwowego (wydruk z bazy SUMA, aktualizowany i drukowany codziennie po zamknięciu pracowni);

c)Rejestr odwiedzin pracowni naukowej: zeszyt, w którym odnotowywane są następujące dane: liczba porządkowa, data, imię i nazwisko odwiedzającego, wykaz wykorzystanej dokumentacji, podpis odwiedzającego. Rejestr powinien zawierać podsumowania danych dotyczących liczby odwiedzin sporządzany na zakończenie każdego miesiąca i kwartału),

d)                     Księgę ewidencyjną archiwaliów sprowadzonych do archiwum państwowego lub wypożyczonych instytucjom na terenie kraju;

e)Rejestr materiałów przeznaczonych do konserwacji lub reprografii

 

3) stanowisko ds. obsługi magazynu i reprografii prowadzi:

a)      Rejestr udostępniania i wypożyczania akt z archiwum zakładowego;

b)      Rejestr temperatur i wilgotności powietrza w magazynach;

c)      Rejestr materiałów przeznaczonych do konserwacji lub reprografii

 

4) stanowisko do spraw digitalizacji i technik komputerowych prowadzi:

a)      Rejestr akt zdigitalizowanych;

b)      Rejestr mikrofilmów.

 

5)                 Stanowisko ds. narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania: 1) Rejestr wydanych zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej; 2) Wykaz państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych zobowiązanych do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego; 3) Ewidencja państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych nie tworzących materiałów archiwalnych; 4) Rejestr umów dotyczących przechowalnictwa;

6)                 Stanowisko ds. finansowo-księgowych: 1) Rejestr zawieranych umów; 2) Rejestr osób zobowiązanych do składania oświadczeń majątkowych;

7)                 Stanowisko ds. administracyjno-gospodarczych: 1) Rejestr upoważnień, pełnomocnictw; 2) Rejestr zawieranych umów; 3) Rejestr osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych; 4) Rejestr pieczęci i pieczątek; 5) Rejestr kontroli zewnętrznych;

8)                 Stanowisko ds. obsługi sekretariatu: 1) Rejestr przesyłek wpływających; 2) Rejestr przesyłek wychodzących, 3) Rejestr Zarządzeń Dyrektora Archiwum; 4) Rejestr delegacji służbowych; 5) Rejestr skarg i wniosków; 6) Rejestr wniosków o dostęp do informacji publicznej; 7) Rejestr wydawanych biletów na przejazdy komunikacja miejską; 8) Rejestr kontroli wewnętrznych; 9) rejestr faktur; 10) ewidencja wyjść służbowych, 11) ewidencja wyjść prywatnych; 12) Ewidencja wydawanych kart i kluczy dostępu;

9)                 Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych: Rejestr osób dopuszczonych do dostępu do informacji niejawnych;

10)             Rejestr interwencji technicznych na stanowisku komputerowym – wszystkie stanowiska pracy.

 

Rozdział 6.

 Ogólne zasady planowania i sprawozdawczości

 

§ 32. 1. Przy planowaniu prac i opracowywaniu sprawozdań z działalności należy opierać się na obowiązujących przepisach, zarządzeniach i wytycznych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz unormowaniach zawartych w zarządzeniach, pismach Dyrektora Archiwum.

2. Działalność Archiwum opiera się na planach pracy poszczególnych Oddziału i samodzielnych stanowisk pracy, planach inwestycyjnych i remontowych, których ogólne podsumowanie znajduje swoje odzwierciedlenie w części sprawozdania Archiwum.

3. Planując działalność komórki organizacyjne winny wziąć pod uwagę zadania i cele wynikające z:

1) prowadzenia działań wynikających z ustawy, statutu i innych przepisów prawa,

            2) kontynuacje zadań z lat wcześniejszych,

3) strategii archiwów, priorytetów w działalności Archiwum określanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

4) istotnych potrzeb użytkowników i Archiwum.

4. Planowanie działań i ich aktualizacja winno odbywać się z uwzględnieniem procesu tworzenia budżetu Archiwum (w tym zawierać określenie celów, mierników i kosztów).

5. Kierownik Oddziału i pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy zobowiązani są do bieżącej kontroli realizacji zadań zawartych w planach a w przypadku zagrożeń, co do ich realizacji do informowania Dyrektora Archiwum.

6. Szczegółowe zasady opracowania planów i sprawozdań określają odrębne przepisy.

 

Rozdział 7.

Organy kolegialne

 

§ 33. W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

1) Kolegium Dyrektora Archiwum,

2) Zespół do spraw zakupu archiwaliów,

3) Komisja Metodyczna.

 

§ 34. Dyrektor Archiwum może powoływać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw.

 

§ 35. W Archiwumdziała Komisja Socjalna, której zasady funkcjonowania określają odrębne przepisy.

 

§ 36. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji działająca w Archiwum Państwowym w Szczecinie pełni funkcję organu opiniodawczo-doradczego Dyrektora Archiwumw zakresie spraw dotyczących oceny wartości archiwalnej dokumentacji. Do Komisji tej Dyrektor Archiwumwyznacza swoich przedstawicieli w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Państwowego w Szczecinie.

 

§ 37. Składy osobowe organów kolegialnych wymienionych w § 33 oraz regulaminy działania ustalane są przez Dyrektora Archiwum na podstawie odrębnych przepisów.

 

 

 

 

Rozdział 8.

Przepisy końcowe

 

§ 38. Zmiany w niniejszym regulaminie mogą być dokonane w trybie jego nadania.

 

§ 39. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie od 1 grudna 2018 r.

 

 

Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim

_activepuste1
2023-01-05 12:47:55  Izabela Czapska

Pole _active zmieniło wartość z 'true' na 'false'

Podgląd
Zamknij
PolePrzedPo
_active1puste
2023-01-05 12:47:56  Izabela Czapska

Załączono plik 483676

Podgląd
Zamknij
PolePrzedPo
idpuste5300598
user_idpuste2502435
fobject_idpuste483676
resource_idpuste2175
modelpusteArticle
foreign_idpuste179849
_attachmentpuste1

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-583) przy Al. Ujazdowskich 1/3, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP dla osób wskazanych we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu.
Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, pisemnie na adres siedziby administratora, lub na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub listownie – na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod@mc.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..